GMINNY OŚRODEK KULTURY w Cisku Biuletyn Informacji Publicznej

 ZARZĄDZENIE NR 10/2016

 

Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku

 

z dnia 10.01.2016 r.

 

w sprawie wprowadzenia zasad funkcjonowania systemu kontroli zarządczej 
w Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku

 

Działając na podstawie art. 68 i 69 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.),  oraz w oparciu o Komunikat
Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF. z 2009 r. Nr 15 poz. 84.),

 

zarządza się, co następuje:

 

§ 1.

 

W celu zapewnienia adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej
w Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku wprowadza się Zasady funkcjonowania kontroli zarządczej w brzmieniu stanowiącym Załącznik do niniejszego Zarządzenia.

 

§2.

 

Do zapoznania się z niniejszym zarządzeniem i przyjęcia go do stosowania zobowiązani są wszyscy pracownicy Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku.

 

§ 3.

Traci moc obowiązującą Zarządzenie Nr 04/2012 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku
w Cisku określania mierników ich realizacji oraz zasad monitorowania ich osiągnięcia

 

§ 4.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

ZAŁĄCZNIK NR 1 do Zarządzenia Nr 10/2016

Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku
z dnia 10.01.2016r. w sprawie wprowadzenia Zasad  funkcjonowania systemu kontroli zarządczej                                     w Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku

 

 

ZASADY FUNKCJONOWANIA SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ

W GMINNYM OŚRODKU KULTURY W CISKU

 

§ 1.

POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

Ilekroć w niniejszym dokumencie jest mowa o:

1)        „ GOK, Instytucji” - należy przez to rozumieć Gminny Ośrodek Kultury w Cisku;

2)        „pracownikach”- należy przez to rozumieć:

a)      Pracowników Księgowości,

b)      Pracowników Gminnej Biblioteki Publicznej w Cisku;

c)      Pracowników działu podstawowej działalności.

będące w strukturze GOK;

3)        „kierowniku komórki organizacyjnej”- należy przez to rozumieć Głównego Księgowego, Kierownika Biblioteki Publicznej, jak również samodzielne stanowiska w GOK Cisek;

4)         „koordynatorze”- należy przez to rozumieć Przewodniczącego Zespołu ds. koordynacji kontroli zarządczej powołanego w GOK, który w imieniu Dyrektora sprawuje bezpośredni nadzór nad systemem kontroli zarządczej w GOK;

5)        „kontroli” – należy przez to rozumieć czynność polegającą na sprawdzeniu stanu faktycznego i jego porównaniu ze stanem wymaganym (wyznaczonym) w normach prawnych, technicznych, ekonomicznych, regulaminach i instrukcjach sposobu postępowania (procedurach) oraz sformułowaniu wniosków i zaleceń pokontrolnych mających na celu zlikwidowanie nieprawidłowości, a także usprawnienie kontrolowanej jednostki;

6)        „Kierowniku jednostki, Dyrektorze”- należy przez to rozumieć Dyrektora
Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku;

7)        „kontroli zarządczej” – należy przez to rozumieć ogół działań podejmowanych
dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy;

8)        „Misji Jednostki”- należy przez to rozumieć krótki, syntetyczny opis wskazujący podstawowy cel istnienia Jednostki.

 

§ 2.

1. Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań
   w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny, terminowy.
2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1)   zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;

2)   skuteczności i efektywności działania i realizacji zadań, w tym w szczególności oszczędnego
i efektywnego wykorzystywanie zasobów majątkowych i ludzkich;

3)   wiarygodności sprawozdań;

4)   ochrony zasobów, w tym zabezpieczenia składników majątku przed zniszczeniem, utratą
i defraudacją oraz danych osobowych i informacji niejawnych;

5)   przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;

6)   efektywności i skuteczności przepływu informacji dla zapewnienia osobom zarządzającym
i pracownikom informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków oraz skutecznej komunikacji zewnętrznej;

7)   zarządzania ryzykiem dla zwiększenia prawdopodobieństwa osiągnięcia celów
i realizacji zadań poprzez zapobieganie niekorzystnym zjawiskom w działalności GOK, wskazanie sposobu i środków zapobiegających powstawaniu nieprawidłowości, jak również umożliwienie likwidacji nieprawidłowości.

 

§ 3.

Na system kontroli zarządczej w GOK składają się:

1)      zarządzenia, regulaminy, procedury, instrukcje;

2)      upoważnienia i pełnomocnictwa;

3)      plan finansowy oraz plan działalności Instytucji;

4)      systemy komunikacji i przetwarzania danych;

5)      inne dokumenty wewnętrznego kierowania.

 

§ 4.

Kontrolę zarządczą realizują wszyscy pracownicy GOK niezależnie od zajmowanego stanowiska, odpowiednio do powierzonego poziomu odpowiedzialności.

 

§ 5.

W Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku powołano Zespół ds. koordynacji kontroli zarządczej w GOK (Zarządzenie Nr 12/2012 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku z dnia 02 stycznia 2012 r.), do którego głównych zadań należy:

1)      dokonywanie oceny wyników monitoringu realizacji wyznaczonych celów;

2)      ocena istniejących zagrożeń;

3)      formułowanie wniosków mających na celu usprawnienie systemu kontroli zarządczej
w GOK;

4)      inicjowanie zmiany wewnętrznych zarządzeń, procedur, regulaminów i instrukcji;

5)      dokonywanie analiz wyników kontroli i audytów wewnętrznych, kontroli i audytów zewnętrznych, skarg i wniosków, pod kątem źródeł występowania nieprawidłowości i uchybień, ich zagrożeń dla realizacji celów oraz podejmowania środków naprawczych i/ lub zaradczych;

6)      dokonywanie analizy samooceny systemu kontroli zarządczej i przedstawianie Dyrektorowi GOK informacji o stanie kontroli zarządczej.

 

§ 6.

1. Przy wdrażaniu systemu kontroli zarządczej uwzględnia się standardy określone w Komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 roku w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r. Nr 15 poz. 84).
2. System kontroli zarządczej w GOK funkcjonuje w pięciu zasadniczych, wzajemnie powiązanych obszarach, na które składają się:

1)   środowisko wewnętrzne;

2)   zarządzanie ryzykiem;

3)   mechanizmy kontrolne;

4)   informację i komunikację;

5)   monitoring i ocenę.

 

Środowisko wewnętrzne

§ 7.

1. Środowisko wewnętrzne jest podstawą zapewnienia odpowiedniego funkcjonowania kontroli zarządczej i podlega stałej weryfikacji.
2. Pracownicy GOK zobowiązani są do bieżącej analizy unormowań wewnętrznych kształtujących środowisko wewnętrzne oraz sygnalizowania Dyrektorowi potrzeby zmian lub aktualizacji tych unormowań.
3. Odpowiednie warunki wewnętrzne wyrażają się w:

1)przestrzeganiu przez wszystkich pracowników wartości etycznych obowiązujących
w GOK;

2) posiadaniu odpowiednich kompetencji zawodowych przez pracowników;

3) istnieniu odpowiedniej struktury organizacyjnej;

4) właściwym delegowaniu (powierzaniu) obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności.

 

§ 8.

Przestrzeganie wartości etycznych

1. Gminny Ośrodek Kultury w Cisku  działa w oparciu o zasady osobistej i zawodowej uczciwości pracowników, które zapewniają osiągnięcie celów kontroli zarządczej. Osoby kierujące pracownikami zobowiązane są do zapoznawania podległych pracowników z Kodeksem Etyki  pracowników Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku wprowadzonym odrębnym Zarządzeniem Nr 13/2012 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku z dnia  02 stycznia 2012 r.
2. Pracownicy potwierdzają własnoręcznym podpisem zapoznanie się z Kodeksem i są zobowiązani są do przestrzegania i promowania norm etycznych w nim zawartych.
3. Pracownicy mają świadomość konsekwencji, jakie może wywołać nieetyczne zachowanie lub działanie niezgodne z prawem.
4. Każde zauważone nieetyczne zachowanie pracownika należy natychmiast zgłosić Dyrektorowi. Przypadki nieetycznego zachowania podlegają analizie przez Dyrektora i skutkują wyciągnięciem konsekwencji wobec pracownika oraz mają wpływ na ocenę pracownika.

 

§ 9.

Kompetencje zawodowe

1. W GOK zatrudnione są wyłącznie osoby posiadające stosowną wiedzą, umiejętności
   i doświadczenia. Wymagany poziom kompetencji zawodowych pracowników wynika z różnych uregulowań, np. zakresu czynności, aktów wewnętrznych (regulamin organizacyjny, regulamin wynagradzania) i przepisów prawa.
2. Rekrutacja pracowników GOK przebiega w taki sposób, aby zapewnić wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy, przy czym:

1)      wyboru kandydata do zatrudnienia na dane stanowisko dokonuje powołana Komisja rekrutacyjna, w skład której wchodzą Dyrektor oraz wyznaczeni przez Dyrektora pracownicy Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku.

2)   naboru pracowników dokonuje się na podstawie obowiązującej w GOK Procedury rekrutacji pracowników Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku wprowadzonej odrębnym Zarządzeniem Nr 7/2016  Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku z dnia 10.01.2016 r.

6. Każdy pracownik GOK posiada odpowiednie do zajmowanego stanowiska kwalifikacje
i umiejętności.

7. Pracownicy są zobowiązani do samokształcenia i udziału w szkoleniach zapewniających odpowiedni poziom kompetencji i umiejętności.

8. Zasady planowania szkoleń w Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku określa Zarządzenie Nr 06/2012 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku z dnia 02 stycznia 2012 r.

 

• § 10.

Struktura organizacyjna

1. Struktura organizacyjna Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku jest dostosowana do celów i zadań, które realizuje.
2. Strukturę organizacyjną określa Regulamin organizacyjny będący załącznikiem do Zarządzenia Nr 3/ 11 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku.
3. Zakres zadań, odpowiedzialności, uprawnień stanowisk pracy jest opisany i dostępny dla każdego pracownika w Regulaminie, o którym mowa w ust. 2 niniejszego paragrafu.
4. Każdy pracownik GOK posiada sformułowany na piśmie zakres obowiązków, uprawnień
   i odpowiedzialności, przyjęty potwierdzonym podpisem.
5. Każdy z dokumentów, o których mowa w ust. 2- 4 niniejszego paragrafu, jest na bieżąco aktualizowany i dostosowywany do obowiązujących przepisów prawa, celów i zadań GOK.
6. W przypadku zmiany zadań wynikającej ze zmiany przepisów prawa lub celów Jednostki, powyższe dokumenty są niezwłocznie zaktualizowane przez Dyrektora.

 

§ 11.

Delegowanie uprawnień

1. Dokumenty określające obowiązki pracownika, jego uprawnienia, zakres jego odpowiedzialności oraz zastępstwa sporządzane są na piśmie, a ich przyjęcie do wiadomości
   i stosowania przez pracownika potwierdzane są jego własnoręcznym podpisem złożonym na dokumencie. Uprawnienia deleguje się w zakresie adekwatnym do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nim związanego. Jeden egzemplarz dokumentu należy przekazać do akt osobowych pracownika.
2. Zadania i uprawnienia związane z reprezentowaniem GOK, dysponowaniem środkami publicznymi, uprawnienia do dokonywania w imieniu Dyrektora czynności cywilnoprawnych
   w określonym zakresie, wydawania decyzji lub innych czynności o znaczeniu szczególnym nadawane są w sposób pisemny odrębnymi upoważnieniami i pełnomocnictwami Dyrektora.
3. Zasady wydawania i rejestracji upoważnień w Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku określa  Zarządzenie Nr 08/2012 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku z dnia 02 stycznia
   2012 r.

 

Cele i zarządzanie ryzykiem

§ 12.

Misja

1. Misja Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku została zawarta z Statucie Instytucji.
2. Misję należy uwzględniać w każdym działaniu, na każdym szczeblu funkcjonowania Jednostki.

 

§ 13.

Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji

1. W Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku stosuje się podział celów i zadań na:

1)   strategiczne – przewidziane do realizacji w okresie nie krótszym niż rok;

2)   operacyjne – realizowane na bieżąco.

1. Cele strategiczne są podstawą do wyznaczania i realizowania celów ogólnych i szczegółowych, realizowanych przez poszczególne stanowiska pracy.
2. Wybrane do realizacji cele mogą dotyczyć np.:

1)      Spraw kadrowych;

2)      Przewidzianych remontów;

3)      Jakości obsługi klientów.

 

§ 14.

1. Koordynator ds. kontroli zarządczej przedstawia Dyrektorowi do 10 września propozycje celów do realizacji w kolejnym roku.

 

 

 

§ 15.

1. Propozycje celów, złożone Dyrektorowi, są weryfikowane do 15 września pod kątem zasadności ich realizacji w roku następnym.
2. Dyrektor może przyjmować do realizacji własne cele lub wybrać do realizacji w roku następnym cele spośród propozycji przedstawionych w §13 ust. 3 niniejszego paragrafu.

 

§ 16.

1. W odniesieniu do celów ustala się mierniki realizacji, które określa Zespół ds. koordynacji kontroli zarządczej.
2. W przypadku gdy mierniki realizacji celów zostają określone przez powołany zespół są one przedstawiane Dyrektorowi w ciągu 14 dni od wyboru celu do realizacji w roku następnym.
3. Dyrektor może przyjąć własne mierniki realizacji celów.

 

§ 17.

1. Monitorowanie oraz ocenę realizacji zadań i celów zapewnia:

1)  roczny plan działalności  Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku wraz z rejestrem ryzyk dla celów wykazanych w tym planie, zatwierdzony przez Dyrektora;

2)  kontrola wykonania planu działalności poprzez sporządzenie sprawozdania z realizacji planu działalności;

3)  analiza odchyleń od planowanych wartości.

1. Plan działalności GOK określający podstawowe zadania, cele i mierniki ich realizacji zatwierdza Dyrektor oraz wprowadza zarządzeniem (wzór planu działalności określa Załącznik Nr 1 do niniejszego dokumentu).
2. Kierownicy komórek zapoznają pracowników komórki z przyjętym planem realizacji zadań i celów szczegółowych na kolejny rok budżetowy.
3. Kierownik komórki przyjmuje plan monitorowania każdego z zadań i celów w jego komórce, biorąc pod uwagę przyjęte mierniki, oraz wskazuje osoby odpowiedzialne za monitorowanie osiągnięcia mierników.
4. Kierownicy komórek sporządzają na koniec każdego półrocza sprawozdanie z realizacji zadań i celów i przedstawiają je kierownikowi jednostki wg wzoru stanowiącego Załącznik Nr 2 do niniejszego dokumentu.
5. Sprawozdanie powinno wskazywać poziom osiągniętych mierników w odniesieniu do poziomu zakładanego oraz ewentualne przyczyny nieosiągnięcia zakładanych mierników i propozycje rozwiązań;
6. Kierownik jednostki po analizie złożonych sprawozdań może podjąć decyzję o zmianie planu realizacji celów szczegółowych na dany rok budżetowy.

§ 18.

Identyfikacja i analiza ryzyka, reakcja na ryzyko

1. Realizacja celów jest na bieżąco monitorowana pod kątem spełniania wymagań kontroli zarządczej oraz występujących zagrożeń dla realizacji tych celów.
2. Ryzyko dla realizacji wyznaczanych celów musi być identyfikowane, oceniane i poddawane adekwatnym do ich stopnia działaniom korygującym.
3. Ryzyko definiuje się jako możliwość wystąpienia zdarzenia, działania lub zaniechania działania, którego skutkiem może być szkoda w powierzonym majątku publicznym, utrata wizerunku lub niewykonanie założonych celów.
4. 4.    Zarządzanie ryzykiem zostało szczegółowo uregulowane w Polityce zarządzania ryzykiem
   w Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku wprowadzonej Zarządzeniem Nr…… Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku z dnia …………. r.

 

Mechanizmy kontroli

§ 19.

1. Na każdym poziomie działania stosuje się mechanizmy kontrolne, jako środki reakcji na  stwierdzone zagrożenia i zidentyfikowane ryzyka.
2. Mechanizmy kontrolne ustalają i wdrażają osoby odpowiedzialne za dany proces w toku bieżącej pracy, zapewniając ich skuteczność.
3. W zakresie stosowania odpowiednich mechanizmów kontroli należy przestrzegać zasad:

1)   adekwatności;

2)   skuteczności;

3)   efektywności.

 

§ 20.

Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej

1. Dokumentację systemu  kontroli zarządczej stanowi uporządkowany zbiór procedur wewnętrznych, wytycznych, instrukcji, regulaminów, zakresów czynności, uprawnień i odpowiedzialności funkcjonujące w GOK.
2. Dokumentacja jest spójna i dostępna na stronie internetowej oraz BIP Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.
3. Procedury kontroli zarządczej są na bieżąco rejestrowane zgodnie z zasadami określonymi w Zarządzeniu Nr 01/2012 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku z dnia 02 stycznia 2012 r. w sprawie zasad rejestrowania procedur kontroli zarządczej w Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku

 

§ 21.

Nadzór

1. W GOK funkcjonuje nadzór kierowniczy nad wykonaniem poszczególnych zadań, celem zapewnienia ich oszczędnej, efektywnej oraz skutecznej realizacji.
2. Nadzór kierowniczy polega w szczególności na jasnym, zrozumiałym komunikowaniu obowiązków, zadań i odpowiedzialności każdemu pracownikowi, jak również systematyczną, opartą o kryteria obiektywne ocenę jego pracy. Obejmuje on ponadto proces zatwierdzania rezultatów pracy danego pracownika, celem uzyskania zapewnienia, iż przebiega ona zgodnie z poleceniami oraz przyjętymi standardami.
3. Nadzór kierowniczy w GOK sprawowany jest przez Dyrektora. Dyrektor może powierzyć wykonywanie obowiązków z zakresu nadzoru kierowniczego innym pracownikom,
   w szczególności zatrudnionym na stanowiskach kierowniczych, jak również pracownikom pełniącym funkcje i obowiązki służbowe uznane za szczególnie istotne w procesie zarządzania jednostką.

 

§ 22.

Ciągłość działania

1. Należy zapewnić ciągłość działania w każdym obszarze funkcjonowania Instytucji.
2. W celu zapewnienia ciągłości działania GOK, ustala się system zastępstw, z uwzględnieniem rodzaju prowadzonych spraw.
3. Dokumentacja GOK jest prowadzona zgodnie z obowiązującą Instrukcją kancelaryjną
   i Jednolitym rzeczowym wykazem akt.
4. Zasady przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem lub utratą dokumentów zawarte są w obowiązującej Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt/ archiwum zakładowego.

 

 

 

 

§ 23.

Ochrona zasobów

1. Każdy z pracowników GOK zobowiązany jest do ochrony zasobów rozumianych
   w szczególności jako:

1)      Zasoby ludzkie;

2)      Zasoby informacji przetwarzane w formie papierowej i informatycznej;

3)      Zasoby rzeczowe- wyposażenie, majątek trwały;

4)      Zasoby finansowe.

1. W celu ochrony zasobów ludzkich w Instytucji przede wszystkim przestrzega się przepisów bhp.
2. Dostęp do zasobów finansowych, rzeczowych i informacyjnych w GOK mają wyłącznie upoważnione osoby. W szczególności:

1)   dostęp osób spoza GOK do siedziby i obiektów wchodzących w skład Instytucji jest ograniczony i kontrolowany przez pracowników oraz poprzez zabezpieczenia techniczne,

2)   dostęp pracowników do siedziby, obiektów i pomieszczeń poza godzinami pracy jest ograniczony i kontrolowany,

3)   pomieszczenia o istotnym znaczeniu są odpowiednio chronione za pomocą zabezpieczeń technicznych, a dostęp do nich jest kontrolowany i ograniczony tylko do uprawnionych pracowników,

4)   zakres ograniczeń dostępu oraz sposób zabezpieczenia budynków, obiektów i pomieszczeń są odpowiednie do szacowanego ryzyka zagrożeń i nieprawidłowości,

5)   sposób ograniczenia dostępu do budynków, obiektów i pomieszczeń oraz ich ochrony jest okresowo oceniany i ulepszany,

6)   w budynkach, obiektach i pomieszczeniach wprowadzono zabezpieczenia przeciwpożarowe odpowiednie do szacowanego ryzyka;

7)   wewnątrz budynku zastosowano monitoring.

4. W celu właściwej ochrony zasobów materialnych GOK i prawidłowego ich wykorzystywania stosuje się następujące mechanizmy:

1)      wprowadzono zasady i procedury dotyczące gospodarki zasobami GOK oraz ich właściwego wykorzystania i ochrony;

2)      pracownicy mają świadomość swojej odpowiedzialności za mienie ogólnodostępne oraz swoich obowiązków w zakresie jego ochrony i właściwego wykorzystania;

3)      pracownicy mają świadomość swojej odpowiedzialności za inne zasoby powierzone ich ochronie, np. dokumenty, druki, pieczęcie, oraz swoich obowiązków w zakresie ich ochrony i właściwego wykorzystania;

4)      wprowadzono odpowiednie środki ochrony zasobów szczególnie narażonych na stratę, kradzież, uszkodzenia lub nieuprawnione użycie;

5)      zostały zapewnione odpowiednie środki organizacyjne i techniczne umożliwiające pracownikom zabezpieczenie powierzonego mienia;

6)      powierzenie pracownikom mienia do zwrotu lub rozliczenia się odbywa się w drodze pisemnej, w sposób prawidłowy;

7)      prowadzone są okresowe porównania rzeczywistego stanu zasobów z zapisami
w księgach i innych rejestrach, a różnice są wyjaśniane; częstotliwość porównań jest odpowiednia do ryzyka związanego z daną grupą zasobów;

8)      pracownicy zostali odpowiednio przeszkoleni w zakresie umiejętności korzystania
z wyposażenia, w szczególności urządzeń specjalistycznych oraz urządzeń o dużej wartości;

9)      funkcjonują odpowiednie mechanizmy kontrolne zapewniające właściwe wykorzystanie zasobów; zostały wyznaczone osoby odpowiedzialne za zapewnienie właściwego wykorzystania poszczególnych zasobów GOK.

 

§ 24.

Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych

1. Wszelkie operacje finansowe oraz gospodarcze, a także inne istotne z punktu widzenia procesu finansowania działalności Instytucji zdarzenia są  na bieżąco, rzetelnie dokumentowane w celu umożliwienia prześledzenia każdej operacji finansowej, gospodarczej lub zdarzenia od samego początku, w trakcie ich trwania i po zakończeniu.
2. W GOK ustanawia się mechanizmy kontroli operacji finansowych i gospodarczych, w tym:

1)      rzetelne i pełne dokumentowanie oraz rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych;

2)      obowiązek zatwierdzania operacji finansowych przez Dyrektora lub osoby przez niego upoważnione;

3)      właściwy podział kluczowych obowiązków;

4)      weryfikację operacji finansowych i gospodarczych przed oraz po realizacji.

1. Poszczególne czynności związane z realizacją operacji finansowych lub gospodarczych dokonywane są wyłącznie przez pracowników do tego upoważnionych.
2. Dokumentacja jest kompletna i umożliwia dokładne prześledzenie każdej operacji finansowej i gospodarczej. Operacje finansowe i gospodarcze są bezzwłocznie rejestrowane i prawidłowo klasyfikowane, zgodnie z aktami prawnymi oraz przepisami wewnętrznymi m.in. zgodnie z zasadami polityki rachunkowości określonej przez Dyrektora.
3. Mechanizmy kontroli finansowej są szczegółowo opisane w instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych, w polityce rachunkowości, Regulaminie kontroli wewnętrznej w  Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku wprowadzonym Zarządzeniem Nr ……….. Dyrektora  Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku z dnia … r., zasadach kontroli dokumentów księgowych wprowadzonych Zarządzeniem Nr 02/2012 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku z dnia 02 stycznia 2012 r. oraz Regulaminie zamówień publicznych wprowadzonym Zarządzeniem Nr ……….. Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku z ………r..  
4. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku wykonywania kontroli kontrolujący:

1)   zwraca niezwłocznie nieprawidłowe dokumenty pracownikowi, który je przygotował,
z poleceniem wprowadzenia odpowiednich zmian lub uzupełnień;

2)   odmawia podpisania dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami;

3)   zawiadamia jednocześnie o ujawnionym fakcie bezpośredniego przełożonego, który podejmuje decyzje w sprawie dalszego toku postępowania odpowiednio do wagi nieprawidłowości.

§ 25.

Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych.

1. Funkcjonowanie mechanizmów kontroli systemów informatycznych polega na: kontroli dostępu, kontroli oprogramowania systemowego, kontroli tworzenia i zmian w aplikacjach, nadawania uprawnień, ciągłości działalności i kontroli aplikacji.

2. Odpowiedzialnym za wykonywanie czynności, o których mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu jest Informatyk współpracujący z GOK na podstawie zawartej umowy.

 

Informacja i komunikacja

§ 26.

Zasady przekazywania informacji oraz zasady i metody komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej przyjęte w GOK określa Procedura dotycząca komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej będąca załącznikiem do Zarządzeni Nr Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku z dnia …….r.

 

 

 

 

 

Monitorowanie i ocena

§ 27.

Monitorowanie systemu kontroli zarządczej

1. System kontroli zarządczej jako proces ciągły podlega bieżącemu monitorowaniu i ocenie, przy którym uwzględnia się informacje wewnętrzne i zewnętrzne, które mogą wpływać na ocenę działania systemu kontroli zarządczej, w szczególności:

1)      Różnice inwentaryzacyjne;

2)      Wykryte nieprawidłowości;

3)      Uwagi zewnętrzne organów nadzoru;

4)      Skargi pracowników;

5)      Uwagi/ skargi/ wnioski zgłaszane przez interesantów, oferentów, dostawców.

1. Każdy pracownik ma możliwość zgłaszania Koordynatorowi ds. kontroli zarządczej lub Dyrektorowi uwag na temat funkcjonowania systemu kontroli zarządczej oraz sugestii dotyczących jej usprawnienia lub modyfikacji.
2. Dla zapewnienia prawidłowości wdrażania kontroli zarządczej prowadzi się czynności kontrolne, które opierają się na badaniu stanu faktycznego w odniesieniu do przepisów prawa, celów kontroli zarządczej, norm, procedur, instrukcji i innych wytycznych.
3. Szczegółowe zasady przeprowadzania kontroli wewnętrznej w GOK zostały określone
   w Regulaminie kontroli wewnętrznej w Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku.
4. Wszyscy pracownicy wyznaczeni do przeprowadzania kontroli, zobowiązani są do przestrzegania Planu kontroli wprowadzonego Zarządzeniem Dyrektora.
5. Plan kontroli zatwierdzany jest przez Dyrektora i może być w każdym czasie przez niego zmieniony poprzez dodanie innych pozycji, wynikających z bieżących potrzeb.
6. Po przeprowadzonych kontrolach wszyscy pracownicy do nich wyznaczeni zobowiązani są do przekazania Dyrektorowi GOK protokołów z ich przeprowadzenia.
7. Po zakończeniu roku kalendarzowego sporządza się informacje o realizacji planów kontroli, która podlega zatwierdzeniu przez Dyrektora i zamieszczeniu w Biuletynie Informacji Publicznej.
8. Książkę kontroli prowadzonych przez zewnętrzne, do tego uprawnione instytucje kontrolne (RIO, NIK,PIP, Sanepid, Straż Pożarna itp.) prowadzi Koordynator ds. kontroli zarządczej. 
   1. Książka kontroli jest okazywana na każde żądanie osobom upoważnionym do dokonywania kontroli.

 

 

§ 28.

Samoocena

1. Raz w roku, w terminach ustalonych przez Dyrektora pracownicy GOK dokonują samooceny systemu kontroli zarządczej w sposób określony w  Procedurze dokonywania samooceny w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej w Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku będącej załącznikiem do Zarządzenia Nr ….. Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku z dnia ………….r.
2. Samooceny dokonuje się poprzez wypełnienie kwestionariuszy samooceny funkcjonowania kontroli zarządczej dla kadry zarządzającej i/ lub pracowników GOK, które stanowią załącznik do Procedury, o której mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu
3. Wypełnione kwestionariusze samooceny, o których mowa w ust. 1, przekazywane
   są Dyrektorowi.
4. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w działaniu kontroli zarządczej
   lub zidentyfikowaniu możliwości poprawy sposobu jej funkcjonowania osoby dokonujące samooceny zobowiązane są do podejmowania działań naprawczych.

 

§ 29.

Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej

1. Wyniki monitorowania, samooceny i kontroli są źródłem informacji o poziomie funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku.
2. Na podstawie uzyskanych wyników i informacji o stanie kontroli zarządczej Dyrektor GOK sporządza oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok kalendarzowy. Oświadczenie publikuje się w Biuletynie Informacji Publicznej.

 

§29.

Zasady funkcjonowania systemu kontroli zarządczej wchodzą w życie z dniem podpisania.