GMINNY OŚRODEK KULTURY w Cisku Biuletyn Informacji Publicznej

Z A R Z Ą D Z E N I E N R 02/2013 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku z dn. 30.11.2013r. W sprawie: zasad prowadzenia rachunkowości w GOK Cisek

 

Na podstawie art. 10 ust. 2Ustawu o rachunkowości z dnia 29 września 1994r z uwzględnieniem zapisów ww ustawy zawartych w art.4 ust. 4, art.8 ust.2 oraz art. 29 ust. z dn. 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U. Z 2001r. Nr 13, poz.123z późn. zm.) wprowadzam następujące zasady prowadzenia rachunkowości:

 

§1

 

1. Rokiem obrotowym w GOK Cisek jest rok kalendarzowy, natomiast okresami sprawozdawczymi są półrocza.

2. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej za poszczególne okresy sprawozdawcze sporządza się nie później niż do dnia 20 miesiąca następnego po zakończonym półroczu .

3. Zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych oraz zestawienie obrotów i sald za rok obrotowy sporządza się co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym.

4. Zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników sporządza się na dzień inwentaryzacji.

5. W skład sprawozdania rocznego wchodzą:

a/ wprowadzenie do sprawozdania finansowego,

b/ bilans,

c/ porównawczy rachunek zysków i strat,

d/ dodatkowe informacje i objaśnienia,

§2

1. Informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym podaje się ze szczegółowością określoną w załączniku do ustawy.

2. Dane liczbowe w sprawozdaniu finansowym podaje się w złotych i groszach.

§3

1. Ustalam dla GOK Cisek plan kont obejmujący:

1) wykaz kont syntetycznych wraz z analityką - zał. nr 1

2) zakładowy plan kont – zał. nr 2

3) zasady prowadzenia ewidencji analitycznej na kontach ksiąg pomocniczych - zał. nr 3

4) zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania i rozliczania wyniku finansowego -zał .nr 4

 

§4

Wykaz programów komputerowych stosowanych przez GOK - zał. nr 5

 

§5

Zasady ochrony danych i ich zbiorów tym dowodów księgowych określono w - zał nr 6

 

§6

Instrukcjaobieguikontrolidokumentów w GOK Cisek - zał. nr 7

 

§7

Instrukcja inwentaryzacyjna - zał nr 8

 

§8

Zobowiązuję głównego księgowego do bieżącej aktualizacji ustaleń dokumentacji, przyjętych zasad rachunkowości uwzględniających obowiązujące przepisy i potrzeby sprawozdawcze oraz zarządzania jednostką.

 

§9

1. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od dn. 01.12.2013r. 2. Traci moc zarządzenie nr 09/08 z dnia 30.12.2008r.

Załącznik nr 1

Wykaz kont syntetycznych wraz z analityką dla Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku

010- ŚRODKI TRWAŁE

010-001 URZĄDZENIA TECHNICZNE

010-002 POZOSTAŁE ŚRODKI TRWAŁE

013- NISKOCENNE ŚRODKI TRWAŁE

013-001 WYPOSAŻENIE KUCHNI

013-002 WYPOSAŻENIE INTERNETU

013-003 WYPOSAŻENIE GOK

013-004 WYPOSAŻENIE BIURA

013-005 WYPOSAŻENIE BIBLIOTEKI CISEK

013-006 WYPOSAŻENIE BIBLIOTEKI ŁANY

013-007 WYPOSAŻENIE KUCHNI ŚWIETLICA

013-008 ŚWIETLICA

014- ZBIORY BIBLIOTECZNE

014-001 BIBLIOTEKA CISEK

014-002 BIBLIOTEKA ŁANY

014-003 BIBLIOTEKA CISEK ODDZIAŁ DZIECIĘCY

014-004 BIBLIOTEKA CISEK ZAKUP ZE BIBLIOTEKI NARODOWEJ

014-005 BIBLIOTEKA ŁANY ZAKUP ZE BIBLIOTEKI NARODOWEJ

014-006 BIBLIOTEKA CISEK ODDZIAŁ DZIECIĘCY ZAKUP ZE BIBLIOTEKI NARODOWEJ

020- WARTOŚCI NIEMATERIALNE I PRAWNE

020-001 WARTOŚCI NIEMATERIALNE I PRAWNE

050- UMORZENIE ŚRODKÓW TRWAŁYCH

050-001 UMORZENIE URZĄDZENIA TECHNICZNEGO

050-002 UMORZENIE POZOSTAŁYCH ŚRODKÓW TRWAŁYCH

050-003 UMORZENIE POZOSTAŁYCH ŚRODKÓW TRWAŁYCH

050-004

060- UMORZENIE WARTOŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH

060-001 UMORZENIE WARTOŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH

071- UMORZENIE ŚRODKÓW TRWAŁYCH NISKOCENNYCH

071-001 UMORZENIE KUCHNIA

071-002 UMORZENIE WYPOSAŻENIE INTERNETU

071-003 UMORZENIE WYPOSAŻENIE GOK

071-004 UMORZENIE WYPOSAŻENIE BIURA

071-005 UMORZENIE BIBLIOTEKA CISEK

071-006 UMORZENIE BIBLIOTEKA ŁANY

071-007 UMORZENIE KUCHNIA ŚWIETLICA

071-008 UMORZENIE ŚWIETLICA

072- UMORZENIE ZBIORÓW BIBLIOTECZNYCH

072-001 UMORZENIE KSIĘGOZBIORU CISEK

072-002 UMORZENIE KSIĘGOZBIORU ŁANY

072-003 UMORZENIE ZBIORU ODDZIAŁ DZIECIĘCY

072-004 UMORZENIE ZBIORU ZE ŚRODKÓW BIBLIOTEKI NARODOWEJ

080- KOSZTY INWESTYCYJNE

WEDŁUG ZADAŃ

101- KASA

101-001 KASA

131- RACHUNKI BANKOWE

131-001 RACHUNKI BANKOWE- PODSTAWOWE

131-002 RACHUNKI BANKOWE- ZALICZKI

131-003 RACHUNKI BANKOWE- ZFŚS

ANALITYCZNIE WEDŁUG ZADAŃ

139- ŚRODKI PIENIĘŻNE W DRODZE

139-001 CZEKI GOTÓWKOWE

200- ROZRACHUNKI Z ODBIORCAMI

ANALITYCZNIE WEDŁUG KONTRACHENTÓW

201- ROZRACHUNKI Z DOSTAWCAMI

ANALITYCZNIE WEDŁUG KONTRACHENTÓW

221- ROZRACHUNKI Z TYT.PODATKU VAT

221-001 ROZRACHUNKI Z TYTUŁU PODATKU VAT

221-002 PODATEK DOCHODOWY PIT 4

222- ROZRACHUNKI Z ZUS

222-001 UBEZPIECZENIE SPOŁECZNE

222-002 UBEZPIECZENIE ZDROWOTNE

222-003 FUNDUSZ PRACY

225- VAT- NALEŻNY

225-001 VAT NALEŻNY

231- ROZRACHUNKI Z TYTUŁY WYNAGRODZEŃ

ANALITYKA WEDŁUG PRACOWNIKÓW ORAZ OSÓB NA UMOWY ZLECENIE

240- POZOSTAŁE ROZRACHUNKI

ANALITYKA WEDŁUG POTRĄCEŃ WYNAGRODZEŃ, DEPOZYTÓW I WADIA

310- MATERIAŁY W MAGAZYNIE

310-001 OPAŁ GOK

310-002 OPAŁ BIBLIOTEKA CISEK

401- AMORTYZACJA

401-001 GOK

411- ZUŻYCIE MATERIAŁÓW

411-001 GOK

411-001 GOK ŚWIETLICA

411-002 BIBLIOTEKI

411-003 KÓŁKA

411-004 ORKIESTRA

419- ENERGIA

419-001 GOK

419-002 BIBLIOTEKA

421- USŁUGI OBCE

421-001 GOK

421-002 GOK ŚWIETLICA

421-003 BIBLIOTEKA

421-004 KÓŁKA

421-005 KULTURA

421-006 ORKIESTRA

431- WYNAGRODZENIA

431-001 GOK

431-002 BIBLIOTEKA

431-003 GOK UMOWY O DZIEŁO

431-004 RYCZAŁT ZA SAMOCHÓD

431-005 UMOWY ŚWIETLICA ŚRODOWISKOWA

431-07 UMOWY KÓŁKA

431-08 IMPREZY KULTURALNE

431-6 UMOWY ORKIESTRA

441- ŚWIADCZENIA DLA PRACOWNIKÓW

441-001 GOK

441-0011 NAL.ODPISU ZFŚS GOK

441-002 BIBLIOTEKA

441-0021 NAL.ODPISU ZFŚS BIBLIOTEKI

441-003 ZUS PŁATNIKA ŚWIETLICY ŚRODOWISKOWEJ

462- PODATKI I OPŁATY

462-001 GOK

462-002 BIBLIOTEKA

469- POZOSTAŁE KOSZTY RODZAJOWE

469-001 GOK

469-002 BIBLIOTEKA

700- SPRZEDAŻ USŁUG

ANALITYLA WEDŁUG POTRZEB

740- DOTACJE OTRZYMANE

ANALITYCZNIE WEDŁUG OTRZYMANYCH DOTACJI

753- PRZYCHODY FINANSOWE

753-001 WPŁATA ZA ZNISZCZONE MIENIE

753-002 ZAOKRĄGLENIA

753-003 INNE PRZYCHODY

753- PROWADZENIE BILETÓW, PROWIZJA ZA SPRZEDAŻ BILETÓW

800- FUNDUSZ ZASADNICZY

800-001 FUNDUSZ ZASADNICZY

851- ZAKŁADOWY FUNDUSZ ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH

851-001 ZAKŁADOWY FUNDUSZ ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH

860- WYNIK FINANSOWY

860-001 WYNIK FINANSOWY

970- WYDATKI STRUKTURALNE

ANALITYCZNIE WEDŁUG KODÓW KLASYFIKACJI STRUKTURALNEJ

 

Załącznik nr 2

Przyjętezasadyklasyfikacjizdarzeń

 

Przy poszczególnych kontach księgi głównej opisano zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych, określając w ten sposób ich powiązanie z syntetyką. Wymienione operacje charakteryzujące zasady klasyfikacji operacji gospodarczych i finansowych dla danego konta stanowią katalog otwarty. W przypadkach nieprzewidzianych w zakładowym planie kont lub gdy konieczne jest inne ujęcie księgowe zdarzenia niż ustalone, ze względu na szczególne okoliczności, przy dekretacji na dowodach księgowych główny księgowy stosuje symbol „N” - dla nieprzewidzianej operacji, lub „O” dla odstępstwa od ustalonych zasad.

Zespół 0 - „Majątek trwały”

Konto 010 - „Środki trwałe”

Przeznaczenie: konto służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej aktywów rzeczowych (z wyłączeniem inwestycji) podlegających stopniowej amortyzacji:

1. przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok,

2.kompletnych,

3.zdatnych do użytku i przeznaczonych na potrzeby instytucji kultury,

4.niepodlegających ujęciu na pozostałych kontach zespołu „0”.

Wykazuje się też środki trwałe przejęte w nieodpłatne użytkowanie. Zalicza się do nich w instytucjach kultury w szczególności:

.1. budynki i budowle

2. maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy,

3. ulepszenia w obcych środkach trwałych.

Wariant 1. Sprawozdanie finansowe instytucji kultury podlega badaniu i ogłoszeniu, zatem środki trwałe oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu zaliczane są do aktywów trwałych instytucji, na warunkach art. 3 ust. 4 RachU.

Wariant 2. Przyjmuje się, że (gdy sprawozdania finansowe nie podlegają badaniu i ogłoszeniu) dokonuje się kwalifikacji umów najmu, dzierżawy na podstawie przepisów podatkowych, co umożliwia przyjęcie zasady odpisywania w koszty odpłatności związanych z tymi umowami. W konsekwencji środki, których dotyczą ww. umowy, wykazywane są na koncie pozabilansowym, a w informacji dodatkowej zamieszcza się o tym adnotację.

Na koncie wykazuje się wartość gruntów nieprzeznaczonych do dalszej sprzedaży, stanowiących własność instytucji kultury oraz prawo wieczystego użytkowania gruntów (grupa 0 KŚT). Nie wykazuje się tu gruntów oraz prawa wieczystego użytkowania gruntów zakwalifikowanych do inwestycji. Na koncie wykazuje się wartość budynków i budowli, a także będących odrębną własnością lokali (grupa 1 i 2 KŚT), z wyłączeniem budynków, lokali i obiektów oraz praw zakwalifikowanych do inwestycji oraz nieprzekazanych protokołem zdawczo-odbiorczym przez organizatora (takie budynki, obiekty i lokale są wykazywane na koncie pozabilansowym jako obce środki trwałe). Dla sprawozdania F-02/dk dla pozycji 07 bilansu wartość maszyn i urządzeń technicznych sumuje się wartości: grupy 3 - kotły i maszyny energetyczne, grupy 4 - maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania, grupy 5 - specjalistyczne maszyny, urządzenia i aparaty, grupy 6 - urządzenia techniczne oraz środki transportu (grupa 7 według KŚT). W przypadku sfinansowania zakupów środków trwałych z obcych środków pieniężnych: Wn konto 130, Ma konto 840, a następnie w kolejnych latach równolegle:

Wn konto 800, Ma konto 768 – przychód danego roku,

Wn konto 411, Ma konto 800 – amortyzacja danego roku,

Wn konto 800, Ma konto 071 – umorzenie danego roku.

Grunty i prawa wieczystego użytkowania gruntów nie podlegają amortyzacji zgodnie z art. 16c PDOPrU. Przyjmuje się, że ze względu na rosnącą wartość gruntu, jak też prawa wieczystego użytkowania gruntu, nie dokonuje się odpisów umorzeniowych, zgodnie z art. 31 ust. 2 RachU.

Zasady klasyfikacji zdarzeń:

Wn 010
Przyjęcie nowych lub używanych środków trwałych pochodzących z zakupu gotowych środków trwałych (gdy naliczony podatek VAT nie podlega odliczeniu)		Ma 201
Nieodpłatne otrzymanie środków trwałych		Ma 800
Zwiększenie wartości początkowej środków trwałych dokonywane na skutek aktualizacji ich wyceny, w tym ujęcie księgowe gruntów i prawa użytkowania wieczystego gruntu		Ma 800
Ma 010
Wn 800	Wycofanie środków trwałych: na skutek nieodpłatnego przekazania na podstawie decyzji organizatora oraz zmniejszenia wartości początkowej środków trwałych dokonywane na skutek aktualizacji ich wycen

 

Urządzenia księgowe: ewidencję prowadzi się w księgach inwentarzowych, tabelach amortyzacyjnych/oraz systemie KH

Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych:

Zapisy dotyczące przyjęcia środków trwałych do używania są dokonywane m.in. na podstawie wystawionych dowodów księgowych, protokołów zdawczo-odbiorczych, wyceny nieodpłatnie otrzymanych lub ujawnionych środków trwałych, aktów notarialnych lub innych dowodów zwiększających wartość środków trwałych. Natomiast zapisy dotyczące rozchodu są dokonywane na podstawie dowodów uzasadniających rozchód środków trwałych, dowodów lub protokołów zdawczo-odbiorczych, likwidacji, sprzedaży, niedoboru, przeceny.

Środki trwałe, których wartość początkowa jest równa lub wyższa 3 500 zł, wpisuje się do ewidencji w podziale wg grup KŚT przypisanych do pól spisowych (miejsc), za które odpowiada osoba materialnie odpowiedzialna.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 010 umożliwia:

1. ustalenie wartości początkowej poszczególnych obiektów środków trwałych dla potrzeb sporządzenia bilansu w podziale na:

2. grunty: grupa 0 KŚT,

3. budynki, lokale i obiekty inżynierii lądowej i wodnej: grupa 1 (w tym budynki mieszkalne i lokale mieszkalne - rodzaje 110 i 122 dla sprawozdania F-03), 2,

4. urządzenia techniczne i maszyny: grupa 3, 4 (w tym zespoły komputerowe - rodzaj 491 dla sprawozdania F-03), 5, 6,

5. środki transportu: grupa 7,

6. inne środki trwałe: grupa 8, 9,

2. ustalenie osób, którym powierzono środki trwałe;

3. należyte obliczenie umorzenia i amortyzacji.

Ewidencja odpowiada potrzebom sporządzenia sprawozdania F-03 oraz F-02/dk oraz bilansu.

Konto 010 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków trwałych w wartości początkowej.

Konto 013 – „Wyposażenie”

Przeznaczenie: Konto 013 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych stanowiących wyposażenie, niepodlegających ujęciu na koncie 010. Wyposażenie stanowią środki trwałe niepodlegające stopniowej amortyzacji, których wartość odpisywana jest w koszty – wydane do używania na potrzeby działalności instytucji kultury, które podlegają umorzeniu w pełnej wartości w miesiącu wydania do używania.

Zasady klasyfikacji zdarzeń:

Wn 013
Przyjęcie nowego lub używanego wyposażenia pochodzącego z zakupu (gdy naliczony podatek VAT nie podlega odliczeniu)		Ma 201
Nieodpłatne otrzymane wyposażenie (z zapisem równoległym Wn 800, Ma 760)		Ma 800
Ma 013
Wn 071 Wn 763 Wn 800	Wycofanie wyposażenia: z używania na skutek ich likwidacji, z powodu zniszczenia, zużycia na skutek sprzedaży na skutek nieodpłatnego przekazania

 

Umorzenia wyposażenia ujmuje się na koncie 071.

Urządzenia księgowe: księgi inwentarzowe,wydruk z systemu KH

Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych:

Wyposażenie, których wartość nie przekracza 3 500 zł, wpisuje się do ewidencji:

1. ilościowo-wartościowej – jeśli są to środki o wartości od 100 do 3 499,99 zł: meble, dywany, narzędzia, maszyny – stosując podział wg KŚT,

2. ilościowej – jeśli są to środki o wartości do 99,99 zł wg jednorodnych grup KŚT, których wartość stanu wycenia się przynajmniej na koniec roku.

Księgowania na stronie Wn konta 013 są dokonywane na podstawie dowodów przyjęcia wyposażenia do używania, dowodów lub protokołów zdawczo-odbiorczych, wyceny nieodpłatnie otrzymanych lub ujawnionych środków oraz innych dowodów uzasadniających zwiększenie wartości pozostałych środków trwałych.

Księgowania na stronie Ma konta 013 są dokonywane na podstawie dowodów uzasadniających rozchód wyposażenia, dowodów lub protokołów zdawczo-odbiorczych, likwidacji, sprzedaży, niedoboru, przeceny.

W przypadku braku możliwości uzyskania dowodu podpisanego przez kontrahenta jednostka wystawia dowód własny zaakceptowany przez dyrektora.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 013 umożliwia ustalenie wartości początkowej środków trwałych oddanych do używania oraz osób, u których znajduje wyposażenie.

Konto 013 może wykazywać saldo Wn, które wyraża wartość środków trwałych znajdujących się w używaniu w wartości początkowej.

Konto 014 – „Zbiory i materiały biblioteczne”

Przeznaczenie: Konto 014 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości zbiorów bibliotecznych w bibliotekach publicznych oraz w instytucjach kultury, w których strukturze organizacyjnej wydzielono bibliotekę jako jednostkę organizacyjną. Nie należy ujmować na tym koncie książek przeznaczonych na nagrody oraz zakupionych dla pracowników, które są z chwilą zakupu odpisane w koszty. Na stronie Wn konta 014 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Ma - zmniejszenia stanu i wartości początkowej zbiorów bibliotecznych, z wyjątkiem umorzenia, które ujmuje się na koncie 072. Przychody z tytułu nieodpłatnego otrzymania lub nadwyżki wycenia się zgodnie z komisyjnym oszacowaniem ich wartości. Materiałami bibliotecznymi są w szczególności dokumenty zawierające utrwalony wyraz myśli ludzkiej, przeznaczone do rozpowszechniania, niezależnie od nośnika fizycznego i sposobu zapisu treści, a zwłaszcza: dokumenty graficzne (piśmiennicze, kartograficzne, ikonograficzne i muzyczne), dźwiękowe, wizualne, audiowizualne i elektroniczne. Materiały o krótkim okresie użytkowania, wymagające stałej aktualizacji, gromadzonych w większej liczbie egzemplarzy, a zwłaszcza skryptów i podręczników, prowadzi się w sposób uproszczony, wpisując je do rejestru przeznaczonego dla tych materiałów i bezpośrednio odpisuje w koszty: Wn 411, Ma 201 l ponieważ wartości materiałów ewidencjonowanych w sposób uproszczony nie dolicza się do wartości zbioru biblioteki.

Zasady klasyfikacji zdarzeń:

Wn 014
Przyjęcie nowych lub używanych zbiorów bibliotecznych pochodzących z zakupu (gdy naliczony podatek VAT nie podlega odliczeniu),		Ma 072
Nieodpłatnie otrzymane zbiory biblioteczne (z zapisem równoległym Wn 800, Ma 760)		Ma 800
Ma 014
Wn 072 Wn 800	Wycofanie zbiorów bibliotecznych: z używania na skutek ich likwidacji, z powodu zniszczenia, zużycia, na skutek nieodpłatnego przekazania

 

Urządzenia księgowe: system informatyczny KH. z wydrukiem kolejnych kart księgi inwentarzowej raz w roku (na stan 31 grudnia)/księga inwentarzowa.

Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych: Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 014 obejmuje finansowo-księgową ewidencję wpływów i ubytków, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 29.10.2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz.U. Nr 205, poz. 1283), a ponadto w podziale na miejsca wypożyczeń.

Konto 014 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan zbiorów bibliotecznych znajdujących się w instytucji kultury.

Konto 020 - „Wartości niematerialne i prawne”

Przeznaczenie: Konto 020 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych. Wykazuje się nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby instytucji kultury, a w szczególności: autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje; prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych; know-how, koszty zakończonych prac rozwojowych.

Zasady klasyfikacji zdarzeń:

Wn 020
Przyjęcie wartości niematerialnych i prawnych pochodzących z zakupów (gdy naliczony podatek VAT nie podlega odliczeniu)		Ma 201
Nieodpłatnie otrzymane wartości niematerialne i prawne (z zapisem równoległym Wn 800, Ma 760)		Ma 800
Ma 020
Wn 060   Wn 800	Wycofanie wartości niematerialnych i prawnych: z używania na skutek ich likwidacji, z powodu zniszczenia, zużycia na skutek sprzedaży na skutek nieodpłatnego przekazania

 

Umorzenie dla wartości niematerialnych i prawnych ujmowane jest na koncie 060,

Urządzenia księgowe: wydruk zapisów konta z systemu KH /księga inwentarzowa.

Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych: ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 020 powinna umożliwić należyte obliczanie umorzenia wartości niematerialnych i prawnych, podział według potrzeb bilansowych:

- Koszty zakończonych prac rozwojowych,

- Inne wartości niematerialne i prawne.

Konto 020 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan wartości niematerialnych i prawnych w wartości początkowej.

Wn 800	Odpis amortyzacyjny według stawki oraz dotychczasowe umorzenie otrzymanego nieodpłatnie środka trwałego (z zapisem równoległym Wn 400, Ma 800) oraz zwiększenie umorzenia na skutek urzędowej aktualizacji środków trwałych.

 

Urządzenia księgowe: wydruk zapisów konta z systemu KH / tabele amortyzacyjne

Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych: ewidencję szczegółową do konta 071 prowadzi się według zasad podanych w wyjaśnieniach do kont 010 i 020 .

 

Do kont: 010, 020 i 071 prowadzi się ewidencję szczegółową.

Konto 071 może wykazywać saldo Ma, które wyraża stan umorzenia wartości

niskocennych środków trwałych .

Konto 072 - „Umorzenie zbiorów bibliotecznych”

Przeznaczenie: Konto 072 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej posiadanych aktywów rzeczowych, podlegających umorzeniu jednorazowo w pełnej wartości, w miesiącu wydania ich do używania. Na stronie Ma konta 072 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Wn - zmniejszenia umorzenia wartości początkowej posiadanych aktywów rzeczowych.

Umorzenie jest księgowane w korespondencji z kontem 014.

Zasady klasyfikacji zdarzeń:

Wn 072
Umorzenie aktywów rzeczowych zlikwidowanych z powodu zużycia lub zniszczenia, sprzedanych, przekazanych nieodpłatnie		Ma „0”
Ma 072
Wn 800	Odpisanie w koszty jednorazowego umorzenia w miesiącu przyjęcia do używania

 

Urządzenia księgowe: wydruk zapisów konta z systemu KH

Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych: ewidencję analityczną prowadzi się w podziale na poszczególne aktywa.

Konto 072 może wykazywać saldo Ma, które wyraża stan umorzenia wartości początkowej środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych umorzonych w pełnej wartości w miesiącu wydania ich do używania.

Konto 080 - „Środki trwałe w budowie”

Przeznaczenie: Konto 080 służy do ewidencji kosztów budowy środków trwałych rozpoczętych oraz do rozliczenia poniesionych kosztów na uzyskane efekty. Ulepszenia (przebudowa, rozbudowa, rekonstrukcja, adaptacja, modernizacja) w obcych środkach trwałych klasyfikowane są w odpowiednich grupowaniach KŚT, w zależności od środka trwałego, którego dotyczą. Koszty remontu obiektu nie stanowią ulepszenia, ponieważ nie zwiększają wartości użytkowej obiektu, a jedynie przywracają mu pierwotną wartość użytkową i odnoszone są jako koszt rodzajowy. Na koncie 080 można księgować również rozliczenie kosztów dotyczących zakupów gotowych środków trwałych.

Zasady klasyfikacji zdarzeń:

Wn 080
Poniesione koszty dotyczące inwestycji prowadzonych zarówno przez obcych wykonawców, jak i we własnym zakresie, w tym ulepszenia		Ma „2” lub 300
Poniesione koszty materiałów pobranych do budowy		Ma 310
Poniesione koszty dotyczące przekazanych do montażu, lecz jeszcze nieoddanych do używania maszyn, urządzeń oraz innych przedmiotów, zakupionych od kontrahentów		Ma 201
Ma 080
Wn „0”	Odniesienie odpowiednich efektów końcowych (po zakończeniu budowy, montażu itp.)

 

Urządzenia księgowe: karty obiektów

Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych: ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 080 powinna zapewnić co najmniej wyodrębnienie kosztów budowy środków trwałych według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych oraz skalkulowanie ceny nabycia lub kosztu wytworzenia poszczególnych obiektów środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych z podziałem na koszty bezpośrednie i pośrednie.

Konto 080 może wykazywać saldo Wn, które oznacza koszty poniesione na niezakończone budowy środków trwałych.

Zespół 1 - „Środki pieniężne i rachunki bankowe”

Konto 101 - „Kasa”

Przeznaczenie: Konto 101 służy do ewidencji krajowej i zagranicznej gotówki znajdującej się w kasie. Wartość konta 101 koryguje się o różnice kursowe dotyczące gotówki w walucie obcej.

Zasady klasyfikacji zdarzeń:

Wn 101
Wpływy pobranej gotówki przeznaczonej do obrotu kasowego		Ma 131
Wpływy z nieplanowanych przychodów		Ma „7”
Wpływy z planowanych przychodów (z tytułu należności)		Ma „2”
Ma 101
Wn „2”	Rozchody gotówki
			Wn 131	Odprowadzenie zebranych kwot na bankowy rachunek bieżący

 

Urządzenia księgowe: raport kasowy/kasa fiskalna.

Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych: ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 101 powinna umożliwić ustalenie:

-stanu gotówki w walucie polskiej;

. - wartości gotówki powierzonej poszczególnym osobom za nią odpowiedzialnym.

Jeśli w instytucji kultury istnieje zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, to na potrzeby rozliczeń obrotu kasowego wyodrębnia się (grupuje zdarzenia dotyczące funduszu) raport kasowy.

W przypadku przygotowań i realizacji projektu finansowanego (lub dofinansowanego z dotacji celowej organizatora lub MKiDN), to na potrzeby rozliczeń tego projektu (każdego z osobna) również wyodrębnia się operacje dotyczące danego projektu w osobnym raporcie kasowym.

Konto 101 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan gotówki w kasie.

Konto 131 - „Rachunek bieżący instytucji kultury”

Przeznaczenie: Konto 131 służy do ewidencji stanu środków pieniężnych oraz obrotów na rachunku bankowym z tytułu zapłaconych zobowiązań oraz wpłat należnych kwot. Zapisy na koncie 131 są dokonywane na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów między jednostką a bankiem.

Na koncie 131 obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat, korekt wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny.

Zasady klasyfikacji zdarzeń:

Wn 131
Wpływy środków pieniężnych od dysponenta dotacji podmiotowej lub celowej (niewymagającej odrębnego rachunku bankowego)		Ma 240
Wpływy z tytułu należności		Ma „2”
Ma 131
Wn 462	Opłaty i prowizje bankowe
			Wn „2”	Zapłata zobowiązań
			Wn 131-003	Przekazanie odpisu na ZFŚS
Wn 139	Środki pobrane do kasy

Urządzenia księgowe: wydruk z systemu księgowego oraz ewidencja wydatków strukturalnych.

Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych: analityka podzielona jest na: zrealizowane przychody, zapłacone zobowiązania oraz operacje pozostałe, w dalszej szczegółowości konta wykazuje się ewentualne wydatki strukturalne wg kodów klasyfikacji wydatków strukturalnych. Jeśli jest realizowany projekt, który nie wymaga zakładania odrębnego rachunku bankowego, to na tym koncie ewidencjonuje się dokonywane wydatki tego projektu.

Konto 131 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych na rachunku bieżącym instytucji kultury.

Przeznaczenie: Konto 131-003 służy do ewidencji środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Zasady klasyfikacji zdarzeń:

Wn 131-003
Wpływy środków pieniężnych – przekazanie odpisu na fundusz		Ma 139
Odsetki kapitalizacyjne		Ma 851
Ma 131-003
Wn „2”	Wypłaty środków pieniężnych z rachunku bankowego funduszu
			Wn 131	Pobranie gotówki na wypłaty świadczeń w kasie

Urządzenia księgowe: wydruk z systemu księgowego.

Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych: ewidencja szczegółowa do konta 135 powinna umożliwić ustalenie rozliczeń poszczególnych celów funduszu, zgodnie z przyjętym podziałem w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Konto 131-003 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych funduszu.

 

Urządzenia księgowe: wydruk z systemu księgowego.

Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych: ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 131 powinna umożliwić ustalenie stanu środków pochodzących z dotacji celowej w podziale na źródła ich pochodzenia w szczegółowości planu działalności.

Konto 139 - „Środki pieniężne w drodze”

Przeznaczenie: Konto 139 służy do ewidencji środków pieniężnych w drodze.

Zasady klasyfikacji zdarzeń:

Wn 139
Pobranie środków do kasy		Ma „1”
Odprowadzenie środków z kasy (nadwyżki ponad pogotowie kasowe)		Ma 101
Ma 139
Wn 101	Wpływ do kasy
			Wn „1”	Wpłata na rachunek bankowy ze środków zebranych w kasie

Środki pieniężne w drodze są ewidencjonowane na bieżąco.

Konto 139 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych w drodze.

Zespół 2 - „Rozrachunki i rozliczenia”

W ewidencji szczegółowej kont zespołu „2” uwzględnia się podział należności na:

- długoterminowe – należności (w walucie polskiej i obcej), których termin zapłaty (lub ostatniej raty) przypada po okresie dłuższym niż rok od dnia bilansowego, w kwocie wymaganej zapłaty,

1. krótkoterminowe, których termin zapłaty jest krótszy niż rok od dnia bilansowego, w kwocie wymaganej zapłaty.

2. Konto 201 - „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”

Przeznaczenie: Konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych oraz zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych, a także należności z tytułu przychodów finansowych.

Zasady klasyfikacji zdarzeń:

Wn 201
Zapłata za wykonane dostawy i usługi (spłata i zmniejszenie zobowiązań)		Ma „1”
Roszczenia instytucji kultury		Ma 240
Należności z tytułu przychodów finansowych		Ma 753
Ma 201
Wn „4”	Powstałe zobowiązania związane z planowanymi kosztami
			Wn 080	Zobowiązania związane z kosztami związanymi ze środkami trwałymi w budowie oraz zakupami, jeżeli są związane z ulepszeniem środków trwałych
			Wn „1”	Wpływ należności (spłata i zmniejszenie należności)
Wn „0”	Zobowiązania związane z zakupem środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych

Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych: ewidencja szczegółowa do konta 201 obejmuje podział na dostawców i odbiorców oraz zapewnia możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów.

Konto 201 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań.

Konto 221 - „Rozrachunki publicznoprawne z US”

Przeznaczenie: Konto 221 służy do ewidencji rozrachunków z tytułu podatków z urzędem skarbowym (US).

Zasady klasyfikacji zdarzeń:

Wn 221
Przelew do US – przekazanie podatków pobranych		Ma 131
Ma 221
Wn 4 Wn 131	Zobowiązania wobec US z tytułu podatków i wpłaty z tytułu zwrotu podatku VAT lub ewentualnych nadpłat

 

Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych: ewidencja szczegółowa do konta 221 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności i zobowiązań według każdego z tytułów rozrachunków z budżetem odrębnie.

Konto 221 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań wobec budżetów.

 

Konto 222 - „Rozrachunki publicznoprawne z ZUS”

Przeznaczenie: Konto 222 służy do ewidencji, rozrachunków publicznoprawnych z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, a w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych.

Zasady klasyfikacji zdarzeń:

Wn 222
Spłata i zmniejszenie zobowiązań		Ma 131
Ma 222
Wn „4”	Zobowiązania
			Wn 131	Spłata i zmniejszenie należności z tytułu rozrachunków publicznoprawnych

 

Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych: ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 229 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności i zobowiązań według tytułów rozrachunków oraz podmiotów, z którymi są dokonywane rozliczenia.

Konto 222 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań.

Konto 225 - „Należny podatek VAT”

Przeznaczenie: Konto 225 służy do ewidencji należnego podatku VAT w fakturach „sprzedażowych” w instytucjach kultury, które są podatnikiem VAT.

Konto 231 - „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”

Przeznaczenie: Konto 231 służy do ewidencji rozrachunków z pracownikami i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat pieniężnych i świadczeń rzeczowych zaliczonych, zgodnie z odrębnymi przepisami, do wynagrodzeń, a w szczególności należności za pracę wykonywaną na podstawie stosunku pracy, umowy zlecenia, umowy o dzieło i innych umów zgodnie z odrębnymi przepisami.

Zasady klasyfikacji zdarzeń:

Wn 231
Wypłaty pieniężne lub przelewy wynagrodzeń, wypłaty zaliczek na poczet wynagrodzeń		Ma „1”
Potrącenia wynagrodzeń obciążające pracownika		Ma „2”
Ma 231
Wn 441	Zobowiązania jednostki z tytułu wynagrodzeń

 

Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych: ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 231 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanów należności i zobowiązań z tytułu wynagrodzeń i świadczeń zaliczanych do wynagrodzeń.

Konto 231 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań jednostki z tytułu wynagrodzeń.

Konto 240 - „Pozostałe rozrachunki”

 

Przeznaczenie: Konto 240 służy do ewidencji krajowych i zagranicznych należności i roszczeń oraz zobowiązań nieobjętych ewidencją na kontach 201-234. Konto 240 może być używane również do ewidencji pożyczek i różnego rodzaju rozliczeń.

Zasady klasyfikacji zdarzeń:

Wn 240
Powstałe należności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań		Ma „7” Ma „2”
Naliczenie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych		Ma 851
Wn „4” Wn 851	Powstałe zobowiązania i zmniejszenie należności i roszczeń Wypłata świadczeń ZFŚS
			Wn „1”	Spłata należności

 

Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych: ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 240 powinna zapewnić ustalenie rozrachunków, roszczeń i rozliczeń z poszczególnych tytułów.

Konto 240 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań.

Zespół 3 - „Materiały”

Konto 310 - „Materiały w magazynie”

Przeznaczenie: Konto 310 służy do ewidencji zapasów materiałów, znajdujących się w magazynach własnych i obcych. Konto służy do ustalenia wysokości korekty kosztu zakupu materiałów o pozostały zapas, który pozostał na koniec roku (na 31 grudnia), a wynika z przeprowadzonej inwentaryzacji i dotyczy w tym przypadku również materiałów znajdujących się poza magazynem.

Zasady klasyfikacji zdarzeń:

Wn 310
Zwiększenie ilości i wartości stanu zapasu opału		Ma 201
Ma 310
Wn 411	Zmniejszenia z tytułu rozchodów

 

Konto 310 może wykazywać saldo Wn, które wyraża stan zapasów materiałów, w cenach zakupu, nabycia lub w stałych cenach ewidencyjnych.

 

Zespół 4 – „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie”

Konto 401 - „Amortyzacja”

Przeznaczenie: Konto 401 służy do ewidencji naliczonych odpisów amortyzacji od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, od których odpisy umorzeniowe są dokonywane stopniowo według stawek amortyzacyjnych.

Zasady klasyfikacji zdarzeń:

Wn 401
Naliczone odpisy amortyzacyjne		Ma 800
Ma 401
Wn 800	Ewentualne zmniejszenie odpisów amortyzacyjnych
			Wn 860	Przeniesienie na dzień bilansowy w końcu roku salda konta na wynik finansowy

 

Konto 401 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość poniesionych kosztów amortyzacji.

Konto 411 - „Zużycie materiałów ”

Przeznaczenie: Konto 411 służy do ewidencji kosztów zużycia materiałów na cele działalności podstawowej, pomocniczej i ogólnego zarządu.

Zasady klasyfikacji zdarzeń:

Wn 411
Poniesione koszty z tytułu zużycia materiałów		Ma 201
Jednorazowe umorzenie zakupionych rzeczowych środków obrotowych		Ma 072
Ma 411
Wn „2”	Zmniejszenie poniesionych kosztów z tytułu zużycia materiałów
			Wn 860	Przeniesienie na dzień bilansowy salda poniesionych w ciągu roku kosztów zużycia materiałów

 

Konto 411 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość poniesionych kosztów.

Konto 419 Zużycie energii

Przeznaczenie: Konto 419 służy do ewidencji kosztów zużycia energii na cele działalności podstawowej, pomocniczej .

Zasady klasyfikacji zdarzeń:

Wn 419
Poniesione koszty z tytułu zużycia energii		Ma 201
Ma 419
Wn „2”	Zmniejszenie poniesionych kosztów z tytułu zużycia energii
			Wn 860	Przeniesienie na dzień bilansowy salda poniesionych w ciągu roku kosztów zużycia energii

 

Konto 419 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość poniesionych kosztów.

Konto 421 - „Usługi obce”

Przeznaczenie: Konto 421 służy do ewidencji kosztów z tytułu usług obcych wykonywanych na rzecz działalności podstawowej jednostki.

Zasady klasyfikacji zdarzeń:

Ma 421
Poniesione koszty usług obcych		Ma 201
Ma 421
Wn „2”	Zmniejszenie poniesionych kosztów
			Wn 860	Przeniesienie na dzień bilansowy salda poniesionych w ciągu roku kosztów

 

Konto 421 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość poniesionych kosztów.

Konto 462 - „Podatki i opłaty”

Przeznaczenie: Konto 462 służy do ewidencji w szczególności kosztów z tytułu podatku akcyzowego, podatku od nieruchomości i podatku od środków transportu, podatku od czynności cywilnoprawnych oraz opłat o charakterze podatkowym, a także opłaty notarialnej, opłaty skarbowej i opłaty administracyjnej, wpłaty na PFRON.

Zasady klasyfikacji zdarzeń:

Wn 462
poniesione koszty z ww. tytułów		Ma „2”
Ma 462
Wn „2”	Zmniejszenie poniesionych kosztów
			Wn 860	Przeniesienie na dzień bilansowy salda poniesionych w ciągu roku kosztów

 

Konto 462 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość poniesionych kosztów.

Konto 431- „Wynagrodzenia”

Przeznaczenie: Konto 431 służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej z tytułu wynagrodzeń z pracownikami i innymi osobami fizycznymi zatrudnionymi na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło i innych umów zgodnie z odrębnymi przepisami. Koszty wynagrodzeń wynikają z regulaminu wynagrodzenia … i obejmują m.in. nagrody jubileuszowe.

Zasady klasyfikacji zdarzeń:

Wn 431
Kwota należnego pracownikom i innym osobom fizycznym wynagrodzenia brutto (tj. bez potrąceń z różnych tytułów dokonywanych na listach płac)		Ma 231
Ma 431
Wn 860	Przeniesienie na dzień bilansowy salda poniesionych w ciągu roku kosztów

 

Konto 431 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość poniesionych kosztów.

UWAGA! Zasiłek chorobowy nie stanowi planowanego kosztu.

Konto 441 - „Świadczenia dla pracowników ”

Przeznaczenie: Konto 441 służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej z tytułu różnego rodzaju świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło i innych umów, które nie są zaliczane do wynagrodzeń.

Zasady klasyfikacji zdarzeń:

Wn 441
Poniesione koszty z tytułu ubezpieczeń społecznych i świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło i innych umów, które nie są zaliczane do wynagrodzeń		Ma 222
Ma 441
Wn „2”	Zmniejszenie poniesionych kosztów z tytułu ubezpieczenia społecznego i świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło i innych umów
			Wn 860	Przeniesienie na dzień bilansowy salda poniesionych w ciągu roku kosztów

 

Konto 441 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość poniesionych kosztów.

Konto 469 - „Pozostałe koszty rodzajowe”

Przeznaczenie: Konto 469 służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej, które nie kwalifikują się do ujęcia na kontach 400-468.

Zasady klasyfikacji zdarzeń:

Wn 469
Zwroty kosztów za używanie samochodów prywatnych pracowników do zadań służbowych, koszty krajowych i zagranicznych podróży służbowych, koszty ubezpieczeń majątkowych i osobowych, odprawy z tytułu wypadków przy pracy oraz innych kosztów niezaliczanych do kosztów działalności finansowej i pozostałych kosztów operacyjnych		Ma „2”
Przekazanie środków na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych		Ma 2
Ma 469
Wn „2”	Zmniejszenie poniesionych kosztów
			Wn 860	Przeniesienie na dzień bilansowy salda poniesionych w ciągu roku kosztów

 

Konto 469 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość poniesionych kosztów.

Zespół 6 - „Rozliczenia międzyokresowe”

Konto 641- „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”

Przeznaczenie: Konto 641 służy do ewidencji kosztów zobowiązań przyszłych okresów (rozliczenia bierne).

Zasady klasyfikacji zdarzeń:

Wn 641
Odpisanie (nierozliczonej rezerwy) nadwyżki biernych rozliczeń międzyokresowych po upływie okresu, w którym planowane koszty powinny wystąpić	Ma ,,4,,
Ma 641

 

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 641 powinna umożliwić ustalenie:

1. wysokości tych kosztów zakupu, które podlegają rozliczeniu w czasie,

2. wysokości innych rozliczeń międzyokresowych kosztów z dalszym podziałem według ich tytułów.

Saldo Wn konta 641 wyraża koszty przyszłych okresów, a saldo Ma - rezerwy na wydatki przyszłych okresów.

 

Zespół 7 - „Przychody i koszty”

Konto 700 - „Sprzedaż usług”

Przeznaczenie: Konto 700 służy do ewidencji sprzedaży usług .

Zasady klasyfikacji zdarzeń:

Wn 700
Wartość korekty przychodu; przeksięgowanie na konto wyniku finansowego		Ma „2”, 860
Ma 700
Wn „1” „2”	Wpłaty i przychody ze sprzedaży

 

W końcu roku obrotowego przenosi się przychody, ze sprzedaży na stronę Ma konta 860.

Na koniec roku konto 700 nie wykazuje salda.

 

Konto 740 - „Dotacja podmiotowa”

Przeznaczenie: Konto służy do ewidencji przychodów związanych z dotacją podmiotową od organizatora w ramach dofinansowania zadań bieżących.

Konto 753 - „Przychody finansowe”

Przeznaczenie: Konto 753 służy do ewidencji przychodów finansowych m.in. z tytułu zapłaconych odsetek za zwłokę od należności .

Zasady klasyfikacji zdarzeń:

Wn 753
Przeniesienie na dzień bilansowy przychodów finansowych na wynik finansowy		Ma 860
Ma 753
Wn „2” lub „1”	Przychody z tytułu operacji finansowych, a w szczególności przychody z odsetek za zwłokę w zapłacie należności, dodatnie różnice kursowe

 

Na koniec roku konto 753 nie wykazuje salda.

Zespół 8 - „Fundusze rezerwy i wynik finansowy”

Konta zespołu 8 służą do ewidencji funduszy, wyniku finansowego, dotacji z budżetu, rezerw i rozliczeń międzyokresowych przychodów.

Konto 800 - „Fundusz instytucji kultury”

Przeznaczenie: Wartość majątku instytucji kultury odzwierciedla fundusz instytucji kultury, który odpowiada wartości wydzielonego instytucji i nabytego mienia.

Fundusz instytucji kultury zwiększa się lub zmniejsza o kwotę zmian wartości majątku instytucji, będących skutkiem:

- aktualizacji wyceny środków trwałych na podstawie odrębnych przepisów,

- nieodpłatnego przekazania lub otrzymania środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych (niskocennych),

- łączenia i podziału instytucji kultury na podstawie bilansów zamknięcia dzielonych lub łączonych instytucji.

Fundusz instytucji kultury zwiększa się o:

- amortyzację majątku trwałego - zysk pozostający w dyspozycji instytucji kultury,

- środki z innych źródeł.

Fundusz instytucji kultury zmniejsza się o:

- straty bilansowe,

- umorzenie majątku trwałego,

- inne zmniejszenia.

Konto 851 - „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”

Przeznaczenie: Konto 851 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Środki pieniężne tego funduszu, wyodrębnione na specjalnym rachunku bankowym, ujmuje się na koncie131-003. Pozostałe środki majątkowe ujmuje się na odpowiednich kontach działalności podstawowej jednostki (z wyjątkiem kosztów i przychodów podlegających sfinansowaniu z funduszu).

Ewidencja szczegółowa do konta 851 powinna pozwolić na wyodrębnienie:

1. stanu, zwiększeń i zmniejszeń zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, z podziałem według źródeł zwiększeń i kierunków zmniejszeń,

2. wysokości poniesionych kosztów i wysokości uzyskanych przychodów przez poszczególne rodzaje działalności socjalnej.

Saldo Ma konta 851 wyraża stan zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Konto 860 - „Wynik finansowy”

Przeznaczenie: Konto 860 służy do ustalania wyniku finansowego jednostki.

W końcu roku obrotowego na stronie Wn konta 860 ujmuje się sumę poniesionych kosztów, rozliczeń międzyokresowych w stosunku do stanu na początek roku, wartości sprzedanych materiałów, kosztów operacji finansowych, oraz pozostałych kosztów operacyjnych, strat nadzwyczajnych.

Na stronie Ma konta 860 ujmuje się w końcu roku obrotowego sumę uzyskanych przychodów, rozliczeń międzyokresowych w stosunku do stanu na początek roku, zysków nadzwyczajnych.

Saldo konta 860 wyraża na koniec roku obrotowego wynik finansowy jednostki, saldo Wn - stratę netto, saldo Ma - zysk netto. Saldo jest przenoszone w roku następnym, pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego, na konto 800.

 

Konto 870 - „Podatek CIT”

Przeznaczenie: Konto 870 służy do ewidencji podatku dochodowego od osób prawnych, co stanowi obowiązkowe obciążenie wyniku finansowego. Wolne od podatku są dochody podatników, których celem statutowym jest działalność kulturalna - w części przeznaczonej na te cele.

 

 

Konto 970 ,,Wydatki strukturalne,,

Załącznik nr 3

Zasady prowadzenia ewidencji analitycznej na kontach ksiąg pomocniczych

Poza programem finansowo- księgowym prowadzi się następujące księgi pomocnicze, które co miesiąc są uzgadniane do kont syntetycznych:

 

1. W zakresie gospodarki materiałowej:

 

1) zakupy niżej wymienionych materiałów są odpisywane w koszty zużycia materiałów na podstawie dowodów zakupu:

a) materiały biurowe,

b) środki czystości,

c) materiały do bieżącego utrzymania budynków oraz inne nabywane w mia­rę potrzeb instytucji; w takim przypadku faktury zakupu są roz­księgowane wg opisu lub rozdzielnika na miejsca powstania kosztów w zespole 4,

Co najmniej na koniec roku zapasy opału podlegają spisowi z natury, w celu urealnienia poniesionych kosztów.

Wycena zapasów opału brutto w Bibliotece,a w GOK po cenie zakupu netto. Wydatki strukturalne prowadzone są pozabilansowo na kartotekach ręcznie według kodów klasyfikacji strukturalnej.

 

2. W zakresie środków trwałych:

A. Dla środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych – powyżej 3500 zł – ewidencję

prowadzi się ręczną w księdze środków trwałych. Amortyzacja i umorzenia są ustalane w tabeli amortyzacyjnej wg miejsc powstania kosztów i w układzie KŚT, nali­czana zgodnie ze stawkami wynikającymi z ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych lub według stawek ustalonych przez Dyrektora w planie amortyzacji w przypadku środków już istniejących lub poprzez zatwier­dzenie stawki zawartej w dowodzie OT w przypadku przyjęcia środka trwałego w ciągu roku, uwzględniających ekonomiczny okres użytkowania środka trwałego, począw­szy od miesiąca następnego po przyjęciu środka trwałego do użytkowania.

Środki te są oznakowane nr inwentarzowym. Ich przyjęcie i rozchód są dokumentowane dowodami OT, PT albo LT a zmiana miejsca użytkowania dowodem MT.

B. Dla środków trwałych od 100zł- 3500zł

Środki te, jako niskocenne, są traktowane przez jednostkę jak wyposażenie i przy zakupie obciążają konto zużycia materiałów (analitycznie – wyposaże­nie). Są one ozna­kowane w sposób uproszczony, np. skrócona nazwa jednostki/ rok nabycia. Nie muszą być wystawiane dowody OT, PT czy LT. Wystarczą potwierdzenia odbioru przez użyt­kowników na odwrocie faktury.

Dla celu zabezpieczenia majątku, pozostałe środki trwałe są objęte ewidencją ilościową o wartości w księgach inwentarzowych

 

C. Materiały (zbiory) biblioteczne

Materiały (zbiory) biblioteczne są objęte ewidencją analityczną w Bibliotece w księdze zbiorów i odpisywane w koszty materiałów – konto 411 – z obowiązkiem uzgodnienia wartościowo do konta syntetycznego 014 co najmniej na koniec roku oraz na dzień inwentaryzacji (skontrum).

 

3. W zakresie płac:

1) ewidencja płac jest prowadzona w programie komputerowym Kadry i płace;

2) ewidencja składek ZUS jest prowadzona w programie komputerowym – Płatnik powiązanym z programem płacowym Kadry i płace.

 

4. W zakresie sprzedaży i zakupów:

1) ewidencja sprzedaży za wynajem i inne usługi, prowadzona jest komputerowo w programie KH

2) ewidencja sprzedaży biletów wstępu oraz usługi wynajmu jest prowadzona przy użyciu kas fiskalnych, na żądanie klienta są wystawiane faktury sprzedaży ręcznie z dołączonymi paragonami fiskalnymi; księgowaniu podlegają raporty miesięczne z kas fiskalnych;

3) prowadzony rejestr sprzedaży dla potrzeb VAT – stanowiący integralną część systemu finansowo-księgowego, uzgadniany jest z deklaracją VAT i kontami ­sprzedaży co miesiąc.

Załącznik nr 4

Zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania i rozliczania wyniku finansowego

I. Zasady wyceny aktywów i pasywów na dzień bilansowy

1. Środki trwałe i wartości niematerialne i prawne wycenia się cen nabycia lub kosztów wytworzenia pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne.

2. Środki trwałe w budowie wycenia się w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem.

3. W razie nabycia w drodze darowizny lub w inny nieodpłatny sposób wartość początkową środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej stanowi cena sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu z dnia nabycia, chyba że umowa darowizny albo umowa o nieodpłatnym przekazaniu określa tę wartość w niższej wysokości. Za cenę rynkową uważa się cenę stoso­waną w danej miejscowości w obrocie składnikami tego samego rodzaju, gatunku, z uwzględnieniem ich stanu technicznego i stopnia zużycia.

4. W przypadku trudności w ustaleniu kosztu wytworzenia środka trwałego jego wartość początkową ustala biegły rzeczoznawca z uwzględnieniem cen rynkowych z dnia przekazania składnika do użytkowania lub powołana przez kierownika jednostki Komisja.

5. Wydawnictwa własne wycenia się wg cen nabycia netto lub kosztów wytwo­rzenia nie wyższych od cen ich sprzedaży netto na dzień bilansowy, tj. z uwzględ­nieniem odchyleń od cen ewidencyjnych i pomniejszonych o odpisy aktualizacyjne. Odpisy aktualizacyjne tworzy się w połowie ich wartości, gdy nie wykazują ruchu przez rok, a w pełnej wysokości – na wydawnictwa niewykazujące ruchu ponad 2 lata.

6. Towary wycenia się wg cen detalicznych pomniejszonych o odchylenia z tytułu marży i podatku VAT. Wartość zapasów korygują odchylenia, które rozliczane są na zapas i na rozchód zapasów na podstawie wskaźnika od­chyleń. Odpisy aktualizacyjne tworzy się podobnie jak w wydawnictwach.

7. Materiały wycenia się wg cen nabycia netto z uwzględnieniem ewentualnych odpisów aktualizacyjnych związanych z utratą wartości. Odpisy aktualizacyjne tworzy się podobnie jak w wydawnictwach.

8. Należności wycenia się w kwocie wymaganej zapłaty pomniejszonej o odpisy aktualizacyjne. Odpisem aktualizacyjnym obejmuje się należności zagrożone, tj. spo­rne oraz pochodzące z roku poprzedniego lub starsze.

9. Instytucja nalicza odsetki zwłoki od należności w ciągu roku po zapłacie, a w przypadku braku zapłaty – na koniec roku memoriałowo. Odsetki nali­cza się, jeśli ich wysokość przekracza 10 zł. Naliczone odsetki obejmuje się odpisem aktualizacyjnym, który jest rozwiązywany w przypadku ich zapłaty lub umorzenia.

10. Zobowiązania wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty, tj. z naliczonymi odsetkami zwłoki.

11. Rezerwy na przewidywane straty i koszty wycenia się w uzasadnionej, wiarygodnie oszacowanej kwocie.

12. Rezerwę zmniejsza powstanie straty lub zobowiązania, na które została utworzona, zaś niewykorzystane rezerwy (z uwagi na ustanie lub zmniejszenie ryzyka strat, na które zostały utworzone) rozwiązuje się na dobro kont pozostałych przychodów operacyjnych, przychodów finansowych lub zysków nadzwyczajnych.

13. Fundusze własne, środki pieniężne oraz pozostałe aktywa i pasywa wycenia się w wartości nominalnej.

14. Z uwagi na:

1) porównywalną w poszczególnych latach kwotę wypłat z tytułu odpraw emerytalnych i nagród jubileuszowych dla pracowników – nie tworzy się rezerwy na świadczenia pracownicze z tego tytułu;

2) zabezpieczenie przez organizatora w planie finansowym kwot na wy­płaty nagród jubileuszowych oraz odpraw emerytalnych w każdym roku obrotowym;

nie tworzy się rezerwy na świadczenia pracownicze.

 

 

15. Jednostka nie tworzy aktywów i rezerw z tytułu podatku odroczonego od osób prawnych, gdyż korzysta ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 17 ustawy, pod warunkiem że kwoty rezerwy z tego tytułu są nieistotne.

16. Na dzień bilansowy wyrażone w walutach obcych aktywa i pasywa wycenia się po obowiązującym na ten dzień średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski.

17. W ciągu roku obrotowego operacje sprzedaży i kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań wycenia się zgodnie z art. 15a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

18. Zobowiązanie warunkowe jest możliwym zobowiązaniem, które powstaje na skutek zdarzeń przeszłych i którego istnienie zostanie potwierdzone dopiero w przyszłości w momencie wystąpienia niepewnych zdarzeń (nad którymi jednostka nie ma kontroli). Zobowiązaniem warunkowym może być również obecne zobowiązanie jednostki, które powstaje na skutek przeszłych zdarzeń i którego nie można wycenić wystarczająco wiarygodnie lub nie jest prawdopodobne, aby wypełnienie tego zobowiązania spowodowało wypływ środków zawierających w sobie korzyści ekonomiczne. W związku z tym zobowiązanie takie nie jest prezentowane w bilansie, ale jest opisywane w dodatkowych informacjach i objaśnieniach do sprawozdania finan­sowego.

19. Zobowiązanie warunkowe wycenia się w wartości udzielonych gwarancji, poręczeń lub w inny sposób wiarygodnie oszacowanej wartości.

20. Rozliczenia międzyokresowe przychodów to stan na dzień bilansowy wartości nominalnej przychodów (długo- i krótkoterminowych), których reali­zacja następuje w okresach przyszłych.

21. Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów są dokonywane, jeżeli dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych.

22. Koszty podlegające aktywowaniu na koncie rozliczeń międzyokresowych rozliczane są proporcjonalnie do upływu czasu w kolejnych okresach obro­towych, których dotyczą.

23. Prezentacja czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów w bilansie jest dokonywana z podziałem na rozliczenia długo- i krótkoterminowe.

24. Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów tworzone są w wysokości prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres sprawo­zdawczy, wynikających w szczególności:

1) z wartości świadczeń wykonanych przez kontrahentów, których kwotę można wiarygodnie oszacować,

2) z obowiązku wykonania przyszłych świadczeń wynikających z bieżącej działalności, których kwotę można oszacować, mimo że data ich powstania nie jest jeszcze znana.

Prezentacja biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów w bilansie jest dokonywana z podziałem na rozliczenia długo- i krótkoterminowe.

 

II. Zasada istotności

Ustala się, że dla rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki jako kwoty istotne traktuje się te kwoty, które przekraczają 0,5% sumy bilansowej za poprzedni okres sprawo­zdawczy w przypadku wielkości bilansowych, lub te kwoty, które przekraczają 0,5% przychodów lub kosztów w przypadku wielkości wynikowych.

 

III. Ustalanie wyniku finansowego*

1. Na koniec roku konta zespołu 4 „Koszty w układzie rodzajowym” są zamy­kane w korespondencji z kontem „Wynik finansowy”.

2. Konta zespołu 7 (sprzedaży, pozostałe przychody i koszty operacyjne, przychody i koszty finansowe, straty i zyski nadzwyczajne) są zamykane w korespondencji z kontem 860 „Wynik finansowy”.

 

 

IV. Prezentacja danych w sprawozdaniach finansowych*

I. Otrzymane faktury w następnych okresach, ale dotyczące okresu sprawo­zdawczego są ujmowane na koncie 641 „Rozliczenia międzyokresowe bierne” i prezentowane wg wartości netto w pasywach w części B.IV. poz. 2 „Rozliczenia międzyokresowe – krótkoterminowe”.

II. Podatek naliczony VAT ujmowany na koncie 221 jest wykazywany w akty­wach bilansu w części B.II.2c) „Należności z tytułu podatków”, a VAT należny ujmowany na koncie 225 jest wykazywany w pasywach w części B.III. 2g)

III. Dotacje od organizatora otrzymywane na działalność bieżącą księgowane na koncie 740 są prezentowane w rachunku zysków i strat w części A.IV. „Dotacje od organizatora”.

 

 

Załącznik nr 5

Wykaz programów komputerowych stosowanych przez GOK

Księgi rachunkowe prowadzone są z wykorzystaniem udokumentowanego systemu KH autorstwa firmy COMARCH-CDN 31-358 Kraków

System rachunkowości informatycznej obejmuje następujące moduły:

1.Finanse i księgowość – umożliwia prowadzenie ksiąg rachunkowych. Realizuje wszystkie zasadnicze operacje księgowe, począwszy od budowania planu kont, wprowadzania różnych typów dokumentów księgowych i ich księgowania, poprzez pełne rozrachunki i rozliczenia, automatyczny bilans zamknięcia, aż do gotowych lub definiowanych przez użytkownika zestawień i sprawozdań. Program zapewnia:

1) automatyczną kontrolę ciągłości zapisów,

2) przenoszenie obrotów lub sald,

3) automatyczną numerację stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej oraz sumowania na kolejnych stronach w sposób ciągły w trakcie roku,

4) wydruki dziennika, księgi głównej oraz inne wydruki analityczne trwale oznaczone nazwą jednostki, nazwą księgi oraz nazwą programu, wyraźnie oznaczone rokiem, miesiącem i datą sporządzenia.

Zapis księgowy ma automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, oraz kod osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.

2. Sprzedażbiletów i wynajem– pełna ewidencja stanów prowadzona jest w rejestrze VAT

3. Kadry i płace – pozwala usprawnić czynności związane z gromadzeniem, przechowywaniem i zarządzaniem informacjami o pracownikach i historii ich zatrudnienia oraz związanych z tym systemem wynagrodzeń.

Posiadana przez instytucję dokumentacja użytkownika powinna być zgodna z wymo­gami ustawy o rachunkowości i zawierać m.in.:

1) wykaz programów,

2) procedury wraz z opisem algorytmów i parametrów,

3) opis programowych zasad ochrony danych, a w szczególności metody zabez­pieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania,

4) wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesie przetwarzania danych.

W skład dokumentacji wchodzą następujące podręczniki użytkownika:

- podręcznik użytkownika CDN- program Płace (PL)

- podręcznik użytkownika CDN- program KH (księga handlowa)

Zał nr 6

Zasady ochrony danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów w Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku

 

 

I OCHRONA DOKUMENTÓW I KSIĄG RACHUNKOWYCH

 

Następujące elementy systemu rachunkowości Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku podlegają fizycznemu zabezpieczeniu, które zapewnia ochronie przed dostępem osób nieupoważnionych, niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem:

1. Sprzęt komputerowy wspomagający księgowość,

2. Księgowy system informatyczny

3. Zapasowe kopie zapisów księgowych,

4. Zasady rachunkowości,

5. Księgi rachunkowe,

6. Dowody księgowe,

7. Dokumentacja inwentaryzacyjna,

8. Sprawozdania finansowe.

 

Pomieszczenia, w których używany jest sprzęt komputerowy wspomagający księgowość zamykane są

na klucz. Po zakończeniu pracy pracownicy zamykają pokój, po godzinach pracy wstęp do pokoju

możliwy jest tylko poprzez pracownika posiadającego zezwolenie Dyrektora na pracę w godzinach

popołudniowych lub w dniach wolnych od pracy. Pomieszczenie jest objęte monitoringiem

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik Nr 8

 

INSTRUKCJA INWENTARYZACYJNA

Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku

 

§1

 

Cel i istota inwentaryzacji

1. Inwentaryzację przeprowadza się na mocy zarządzenia wewnętrznego.

2. Celem inwentaryzacji jest ustalenie faktycznego stanu pasywów i aktywów, a na tej podstawie:

1) doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, a tym

samym zapewnienie realności wnikających z nich informacji ekonomicznych,

2) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie,

3) dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątku,

4) przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkowej.

3. Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialny jest dyrektor GOK z wyłączeniem

odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury.

 

§2

 

Techniki inwentaryzacyjne i ich przedmiotowy zakres

1. Inwentaryzacji stanu aktywów, pasywów oraz innych składników dokonuje się w drodze:

1) spisu z natury,

2) uzgodnienia sald z bankami, odbiorcami oraz innymi kontrahentami jednostki,

3) porównania stanów wynikających z ksiąg rachunkowych z danymi wynikającymi ze stosownych

dokumentów oraz ewentualnej weryfikacji danych ewidencyjnych.

2. W drodze spisu z natury ustala się stan następujących składników aktywów:

1) znajdujących się w kasach krajowych środków pieniężnych,

2) czeków, bonów i innych papierów wartościowych,

3) środków trwałych własnych i obcych znajdujących się w eksploatacji, w zapasie, przekazanych do

likwidacji lub nieczynnych, z wyłączeniem gruntów oraz środków trwałych trudno dostępnych oglądowi,

4) maszyn i urządzeń stanowiących element środków trwałych w budowie,

5) rzeczowych składników aktywów obrotowych: surowców, materiałów —podstawowych, pomocniczych,

biurowych, środków czystości , oraz innych składników, w tym objętych jedynie ewidencją ilościową (na

kontach pozabilansowych), a także obcych.

3. Uzgodnienie stanów składników majątkowych (aktywów), źródeł ich pochodzenia (pasywów) oraz

pozostałych sald, w formie uzyskania od banków i kontrahentów (dostawców, odbiorców itp.) potwierdzeń

poprawności wykazanych w księgach rachunkowych danych na określony dzień, odnosi się do:

1) środków pieniężnych wyrażonych w złotych polskich i w walutach obcych, a także lokat pieniężnych znajdujących się na rachunkach bankowych, jak również stanów kredytów i pożyczek zaciągniętych w bankach,

2) rozrachunków (należności) oraz pożyczek, z wyłączeniem rozrachunków publicznoprawnych, rozrachunków z osobami nieprowadzącymi ksiąg, a w tym z pracownikami, oraz należności spornych i wątpliwych,

3) powierzonych kontrahentom własnych składników majątkowych oraz innych znajdujących się poza jednostką, z wyjątkiem przekazanych do przechowania wyspecjalizowanym firmom, przewoźnikom (do przewozu) lub poczcie (do wysłania).

4. W drodze porównania z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji sald (stanów) wynikających z ewidencji księgowej inwentaryzuje się następujące aktywa i pasywa oraz inne składniki (obce, ujęte tylko ilościowo, zobowiązania warunkowe itp.):

1) grunty oraz trudno dostępne oglądowi środki trwałe,

2) prawo wieczystego użytkowania gruntu,

3) wartości niematerialne i prawne,

4) udziały w obcych jednostkach,

5) należności sporne i wątpliwe,

6) rozrachunki o charakterze publicznoprawnym,

7) rozrachunki z pracownikami,

8) rozliczenia międzyokresowe kosztów (czynne i bierne) oraz przychodów,

9) kapitały, fundusze i rezerwy ,

10) środki trwałe w budowie z wyjątkiem stanowiących ich element maszyn i urządzeń,

11) przychody przyszłych okresów, a także wszystkie pozostałe niewymienione wyżej składniki aktywów i pasywów (w tym również wszystkich zobowiązań).

5. Inwentaryzacji w drodze porównania z dokumentacją oraz weryfikacji podlegają również stany aktywów lub pasywów, których nie udało się lub nie było obowiązku zinwentaryzować za pomocą spisu z natury lub potwierdzenia sald

§3

 

Formy inwentaryzacji

1. Inwentaryzacja może być przeprowadzona w formie:

1) okresowej (np. rocznej),

2) doraźnej (okolicznościowej), zasadniczo w drodze spisu z natury.

2. Okolicznościami wymagającymi dokonania inwentaryzacji doraźnej mogą być:

1) wypadki losowe (w szczególności pożar, powódź, zalanie lub kradzież z włamaniem),

2) zmiana osób materialnie odpowiedzialnych (współodpowiedzialnych) za powierzone im składniki majątkowe (również w przypadku urlopu czy choroby),

3) kontrola i rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych (zwykle w terminach niezapowiedzianych),

4) kontrola zewnętrzna, a zwłaszcza kontrola skarbowa,

5) likwidacja jednostki lub jej części, w tym stanowiska.

3. Na dzień zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie można nie przeprowadzać inwentaryzacji składników majątkowych, jeżeli zmiana następuje na krótki czas a osoby ponoszące odpowiedzialność wyraziły pisemną zgodę na dalsze ponoszenie wspólnej odpowiedzialności materialnej za powierzone im mienie.

 

§4

 

Metody inwentaryzacji

1. Metody inwentaryzacji obejmują:

1) pełną— polegającą na ustaleniu na dany moment stanu wszystkich aktywów i pasywów,

2) ciągłą— polegającą na sukcesywnym ustalaniu rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,

3) uproszczoną — polegającą na ustalaniu stanu faktycznego w sposób pośredni poprzez wykorzystanie metod zastępczych, np. pomiar, szacunek, porównania weryfikacyjne.

2. Inwentaryzację ciągłą można przeprowadzać pod warunkiem:

1) zachowania cyklu ustalonego w ustawie o rachunkowości,

2) objęcia inwentaryzacją składników danego rodzaju,

3) prowadzenia dla obejmowanych nią składników ewidencji ilościowo-wartościowej, (w przypadku prowadzenia jej tylko wartościowo — obejmowania nią na dany dzień całego konkretnego pola spisowego).

3. Inwentaryzacja uproszczona może być przeprowadzona, jeżeli skutki tego uproszczenia nie wywrą istotnego negatywnego wpływu na zapewnienie prawidłowego, jasnego i rzetelnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki (patrz: art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości).

 

§5

Terminarz i częstotliwość inwentaryzacji

1. Inwentaryzację przeprowadza się w następujących terminach:

1) na ostatni dzień roku obrotowego metodą spisu z natury: materiałów, towarów i produktów odpisanych w koszty w momencie zakupu , gotówki

2) na ostatni dzień roku obrotowego, z tym, że inwentaryzację rozpocząć można w ciągu IV kwartału i zakończyć do 15 stycznia roku następnego:

a) w drodze uzyskania potwierdzenia salda: środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych,

należności (z wyjątkiem tytułów publicznoprawnych, spornych,należności od pracowników, należności i zobowiązań wobec osóbnieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz innych aktywów i pasywów o ile przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnieniez przyczyn uzasadnionych nie było możliwe),pożyczek i kredytów,własnych składników majątkowych powierzonych kontrahentom,

b) w drodze weryfikacji:gruntów i środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, należności spornych i wątpliwych,należności i zobowiązań wobec pracowników,należności i zobowiązań z tytułów publicznoprawnych,inwestycji rozpoczętych,wartości niematerialnych i prawnych,udziałów w obcych podmiotach,funduszy specjalnych,zobowiązań i rezerw,przychodów przyszłych okresów,aktywów i pasywów ewidencjonowanych na kontach pozabilansowych (np. zobowiązania warunkowe);

3) na ostatni kwartał roku obrotowego do 15 dnia następnego roku — w drodze spisu

z natury:

znajdujących się na terenie niestrzeżonym lub znajdujących się naterenie strzeżonym lecz nieobjętych ewidencją ilościowo-wartościowązapasów: materiałów, gotowych, towarów,środków trwałych (z wyjątkiem gruntów i środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony) znajdujących się na terenie

niestrzeżonym,maszyn i urządzeń objętych inwestycją rozpoczętą znajdujących sięna terenie niestrzeżonym,

składników majątkowych objętych ewidencją ilościową,składników majątkowych będących własnością obcych jednostek;

4) raz w ciągu czterech lat — w drodze spisu z natury znajdujących się na terenie strzeżonym: środków trwałych (za wyjątkiem gruntów i tych, do których dostęp jest znacznie utrudniony), maszyn i urządzeń objętych inwestycją rozpoczęta.

2. Stan składników określonych w ust. 1 pkt. 2 i 3 ustalony w drodze inwentaryzacji podlega porównaniu ze stanem wynikającym z ewidencji księgowej z dnia, na jaki przypadła data spisu (uzgodnienie salda, porównanie dokumentacji z ewidencją, nie późniejszy jednak niż ostatni dzień roku obrotowego. W przypadku inwentaryzowania składników po dniu bilansowym stan składników ustalony w drodze spisu (uzgodnień, porównań) koryguje się odpowiednio o obroty zaistniałe między dniem kończącym rok obrotowy a dniem

rzeczywistego zinwentaryzowania.

3. Poza wymienionymi terminami inwentaryzację należy przeprowadzać zawsze również (terminy okazjonalne):

1) na dzień zakończenia działalności jednostki, w odniesieniu do wszystkich składników aktywów i pasywów,

2) na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji lub upadłości, w odniesieniu do wszystkich składników aktywów i pasywów,

3) w przypadku połączenia lub podziału jednostek, w odniesieniu do wszystkich składników aktywów i pasywów,

4) w dowolnym czasie na podstawie decyzji kierownika jednostki lub organu stanowiącego, w odniesieniu do wszystkich składników aktywów i pasywów,

5) w dowolnym czasie w razie zmian osobowych na stanowiskach pracy obciążonych odpowiedzialnością materialną, w odniesieniu do wybranych składników aktywów i pasywów lub wyodrębnionych komórek organizacyjnych jednostki,

6) w razie powstania szkody lub okoliczności nadzwyczajnych, w odniesieniu do wybranych składników aktywów i pasywów lub wyodrębnionych komórek organizacyjnych jednostki,

7) zgodnie z planem inwentaryzacji,

8) według zarządzenia inspektora kontroli skarbowej.

 

§6

Etapy inwentaryzacji

1. Czynności inwentaryzacyjne są realizowane w następujących etapach:

1) czynności przygotowawcze,

2) czynności właściwe,

3) czynności rozliczeniowe,

4) czynności po inwentaryzacyjne.

2. Czynności przygotowawcze obejmują:

1) ustalenie planu (harmonogramu) inwentaryzacji,

2) wydanie zarządzenia wewnętrznego o przeprowadzeniu inwentaryzacji z podaniem składu komisji inwentaryzacyjnej, czasu rozpoczęcia i zakończenia prac oraz metody i terminu jej rozliczenia,

3) przygotowanie niezbędnych druków, dokumentów, materiałów pomocniczych i ewentualnie sprzętu mierniczego,

4) powiadomienie osób materialnie odpowiedzialnych o terminie rozpoczęcia inwentaryzacji (o ile nie jest stosowna „zasada zaskoczenia"),

5) dokonanie podziału pracy wśród członków komisji,

6) przeszkolenie inwentaryzatorów.

3. Czynności właściwe obejmują:

1) wydanie zespołom spisowym arkuszy spisowych

2) przeprowadzenie rzetelnie i zgodnie z harmonogramem spisów z natury,

3) dokonywanie na bieżąco wyceny spisywanych składników majątkowych,

4) sprawdzenie, podliczenie i podpisanie arkuszy spisowych, rachunkowe zestawienie wyników inwentaryzacji,

5) pobieranie oświadczenia od osób materialnie odpowiedzialnych o braku uwag i zastrzeżeń co do kompletności i sposobu jego przeprowadzenia,

6) wysłanie do banków i kontrahentów specyfikacji sald stanów ulokowanych tam środków pieniężnych oraz rozrachunków (z wyjątkiem należności spornych i wątpliwych oraz rozrachunków publicznoprawnych i z pracownikami, a także z innymi osobami nieprowadzącymi ksiąg),

7) dokonanie — w odniesieniu do składników aktywów i pasywów nieobjętych inwentaryzacją w drodze spisów z natury lub uzgodnień sald — porównania danych ewidencji z odpowiednią dokumentacją oraz wyjaśnienie i weryfikację ewentualnych niezgodności,

8) zakończenie inwentaryzacji właściwej wraz z przygotowaniem materiałów dotyczących przygotowania i przebiegu inwentaryzacji, zabezpieczenia inwentaryzowanych składników i pomieszczeń oraz ich stanu jakościowego,

9) sporządzenie przez zespół spisowy sprawozdania i złożenie go przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.

4. Czynności rozliczeniowe obejmują:

1) dokonanie wyliczenia wstępnego po zakończeniu spisu w danej jednostce organizacyjnej z udziałem, o ile jest to możliwe, osób materialnie odpowiedzialnych,

2) przekazanie pełnej dokumentacji inwentaryzacyjnej wraz z dowodami ostatnich operacji, do komórki rozliczeniowej — księgowości,

3) sprawdzenie dowodów i dokumentacji inwentaryzacyjnej pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz dokonanie wyceny,

4) sporządzenie końcowego wyliczenia oraz ustalenie różnic inwentaryzacyjnych z uwzględnieniem ubytków i kompensat,

5) wyjaśnienie powstania różnic inwentaryzacyjnych (niedoborów i nadwyżek) oraz pobranie w tym zakresie stosownych oświadczeń od osób materialnie odpowiedzialnych,

6) przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego w przypadku wystąpienia wysokich niedoborów w majątku,

7) opracowanie i przedstawienie kierownikowi jednostki propozycji sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych — dokonuje tego komisja inwentaryzacyjna, a wniosek wymaga zaopiniowania przez głównego księgowego i radcę prawnego,

8) podjęcie decyzji przez kierownika jednostki w sprawie sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych,

9) rozliczenie i ujęcia różnic inwentaryzacyjnych w księgach roku, na który przypadł termin inwentaryzacji),

10) zakończenie czynności rozliczeniowych i sporządzanie sprawozdania wraz z wnioskami.

5. Czynności po inwentaryzacyjne wiążą się najczęściej z poprawą gospodarności, doborem właściwych osób na stanowiska związane z odpowiedzialnością materialną, adekwatnością oznaczeń i sposobów magazynowania, zagospodarowaniem składników zbędnych. W szczególności czynności po inwentaryzacyjne dotyczą następujących zagadnień:

1) skuteczność ochrony majątku,

2) bezpieczeństwo i zgodność z przepisami przechowywania środków pieniężnych, papierów wartościowych, znaków skarbowych,

3) magazynowanie, składowanie, eksponowanie i konserwacja towarów i materiałów,

4) oznakowanie składników majątku jednostki w indeksy, numery inwentarzowe, jednostki miary, ceny,

5) gospodarowanie majątkiem powierzonym przez osoby materialnie odpowiedzialne,

6) zabezpieczenie przed kradzieżą czy pożarem,

7) przestrzeganie przepisów sanitarnych, zdrowotnych i ekologicznych.

 

§7

Organizacja inwentaryzacji

1. Przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej powołuje kierownik jednostki na wniosek głównego księgowego. Pozostałych członków komisji inwentaryzacyjnej powołuje kierownik jednostki na wniosek jej przewodniczącego, w składzie co najmniej trzech osób.

2. Komisja inwentaryzacyjna może być powołana na więcej niż jeden rok, z tym, że okres jej działania w niezmienionym składzie nie może przekroczyć 3 lat.

3. Zespoły spisowe w składzie co najmniej dwóch osób na każde pole spisowe powołuje, spośród osób o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu, kierownik jednostki na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.

4. W skład zespołów spisowych dokonujących inwentaryzacji danego pola nie mogą wchodzić pracownicy odpowiedzialni materialnie w ramach tego pola oraz pracownicy księgowości prowadzący ewidencję inwentaryzowanych składników.

5. W skład zespołów spisowych mogą być powoływane osoby niebędące pracownikami jednostki (np. eksperci).

6. Ust. 4 nie dotyczy pracowników księgowości prowadzących ewidencję środków pieniężnych w bankach, rozrachunków i innych aktywów oraz pasywów inwentaryzowanych w drodze uzgodnienia sald lub porównań danych ewidencji z dokumentacją.

7. Inwentaryzacji składników inwentaryzowanych w drodze uzgodnienia sald z bankami i kontrahentami oraz porównania stanów ewidencyjnych z dokumentami i ich weryfikacji dokonują pracownicy księgowości, których powołuje przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej w porozumieniu z głównym księgowym. Wysyłane potwierdzenia do kontrahentów są podpisywane przez głównego księgowego bądź osobę przez niego wskazaną.

8. Kontrolę czynności przygotowania, przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji sprawują przewodniczący lub członkowie komisji inwentaryzacyjnej oraz powołani przez kierownika jednostki na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, w uzgodnieniu z głównym księgowym, kontrolerzy spisowi (inwentaryzacyjni). Funkcję tę mogą również pełnić pracownicy księgowości.

9. Kontrola czynności inwentaryzacyjnych lub materiałów z tych czynności może być realizowana w trakcie ich wykonywania bądź niezwłocznie po ich zakończeniu.

Każdorazowo kontrola inwentaryzacji odnotowywana jest na dokumentacji inwentaryzacyjnej w postaci adnotacji i podpisów osób kontrolujących. Z wyników dokonanych kontroli inwentaryzacji kontrolujący sporządzają protokoły, podpisywane również przez osoby dokonujące inwentaryzacji i osoby odpowiedzialne materialnie.

10. W czynnościach inwentaryzacyjnych na prawach obserwatorów mogą brać udział biegli rewidenci, a w przypadku spisu z natury osoby odpowiedzialne materialnie lub osoby przez nie wskazane. Na prawach obserwatora mogą uczestniczyć w procesie inwentaryzacji również inne osoby, ale wyłącznie te, które posiadają pisemną i imienną zgodę kierownika komisji inwentaryzacyjnej.

 

§8

 

Inwentaryzacja techniką spisu z natury

1. Spis z natury jest podstawową techniką inwentaryzacyjną i przeprowadzany jest przez zespoły spisowe, do obowiązków których należy:

1) zapoznanie się z instrukcją inwentaryzacyjną,

2) pobranie arkuszy spisu,

3) pobranie od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczeń wstępnych i końcowych,

4) przeprowadzenie spisu z natury w określonym terminie i formie,

5) ustalenie rzeczywistej liczby poszczególnych składników majątku poprzez ich przeliczenie oraz ujęcie ustalonej liczby w arkuszu spisowym z natury,

6) terminowe przekazanie wypełnionych arkuszy spisowych przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.

2. Przed przystąpieniem do spisów z natury zespół spisowy otrzymuje za pokwitowaniem arkusze spisowe, odpowiednio oznakowane w sposób umożliwiający kontrolę ich wykorzystania zgodnie z przeznaczeniem, oraz pobiera od osób odpowiedzialnych materialnie oświadczenia wstępne o stanie zabezpieczenia majątku i ujęciu w ewidencji (w tym księgowej) wszystkich operacji gospodarczych.

3. Arkusz spisu z natury wpisany do książki druków ścisłego zarachowania stanowi dowód

księgowy i podlega wymogom dowodu księgowego określonego w ustawie o rachunkowości.

4. Spis z natury przeprowadza się w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za składniki majątku. Osoba materialnie odpowiedzialna może wskazać inną osobę zastępującą ją podczas spisu. W przypadku, gdy osoba materialnie odpowiedzialna nie może być obecna przy spisie i nie wyznaczyła innej osoby, wówczas zespół spisowy musi składać się co najmniej z trzech osób. W przypadku zmiany osoby (osób) odpowiedzialnej

materialnie należy zapewnić możliwość uczestniczenia przy ustalaniu stanu inwentaryzowanych składników oraz przy dokonaniu ich wpisu do arkusza spisowego zarówno osobom przekazującym, jak i przejmującym składniki oraz odpowiedzialność za nie.

5. Zespół spisowy nie może być poinformowany o ilości inwentaryzowanych składników majątku wynikającej z ewidencji.

6. Zespół spisowy powinien wypełnić arkusze spisowe w sposób umożliwiający podział ujętych w nim składników majątku według miejsc przechowywania i według osób materialnie odpowiedzialnych. Wpisane do arkuszy spisowych stany inwentaryzowanych składników majątku powinny odzwierciedlać stan faktyczny i powinny być potwierdzone podpisami na arkuszach spisowych przez osoby uczestniczące w inwentaryzacji

(członkowie zespołu spisowego oraz osoba odpowiedzialna materialnie lub wskazana przez nią.

7. Ustaloną z natury, w drodze zmierzenia, zważenia lub zliczenia, ilość spisywanych składników rzeczowych lub pieniężnych wpisuje się do kolejnej pozycji spisu bezpośrednio po akcie dokonania takiego pomiaru. Stan rzeczowych składników znajdujących się w nienaruszonym opakowaniu można ustalać w drodze przeliczenia

liczby opakowań i ustalenia ich zawartości, a także po stwierdzeniu autentyczności pod względem ilościowym oraz co do gatunku i jakości.

8. W przypadku gdy rzeczywisty stan ustalony za pomocą szacunków, obmiarów i obliczeń technicznych nie różni się od stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych więcej niż o:

1) 3% dla substancji płynnych znajdujących się w zbiornikach oraz towarów sypkich znajdujących się w zasobnikach liczonych w metrach sześciennych,

2) 6% dla paliw stałych, żwiru, piasku oraz artykułów przestrzennych przechowywanych w bryłach nieforemnych i przeliczanych z objętości na wagę, wówczas za stan wynikający z natury przyjmuje się stan księgowy.

9. Arkusze spisu z natury powinny zawierać co najmniej:

1) nazwę „arkusz spisu z natury",

2) nazwę jednostki w postaci zapisu lub pieczątki,

3) numer kolejny arkusza uniemożliwiający jego podmianę, np. parafę przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej albo osoby odpowiedzialnej za wydane druki ścisłego zarachowania,

4) określenie metody inwentaryzacji (np. spis z natury, wg obmiaru),

5) nazwę pola spisowego,

6) godzinę i datę przeprowadzenia spisu — na każdym arkuszu,

7) numer kolejny strony arkusza, dotyczącego poszczególnych grup składników (np. materiałów — w stosunku do każdej z nich z podziałem na: pełnowartościowe, uszkodzone, obce),

8) imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej oraz imię i nazwisko osób wchodzących w skład zespołu spisowego, a także podpisy tych osób na każdej stronie arkusza spisowego (w tym osób obserwujących inwentaryzację),

9) numer kolejny pozycji spisowej,

10) szczegółowe określenie składnika majątku wraz z symbolem identyfikującym (np. numer inwentarzowy, inne cechy),

11) jednostkę miary,

12) ilość stwierdzoną z natury ( po przeliczeniu, sprawdzeniu ),- na stronie na której zakończono spis danej grupy składników -umieszcza się klauzulę "Spis zakończono na poz...".

10. Zespoły spisowe zobowiązane są do wypełnienia wszystkich kolumn arkuszy spisowych, z wyjątkiem ceny i wartości, które podaje w czasie wyceny odpowiedni pracownik księgowości (przy spisie towarów w detalu lub gastronomii dane o cenach i wartości wpisują do arkuszy zespoły spisowe).

11. Arkusze spisowe sporządza się w dwóch, a w razie spisów zdawczo-odbiorczych w trzech egzemplarzach , z których kopie otrzymują osoby odpowiedzialne materialnie, a oryginał— księgowość.

12. Dane do arkuszy spisowych wpisuje się w sposób trwały. Zarówno arkusze spisowe, jak i materiały pomocnicze powstałe w czasie spisu (obmiary albo szacunkowe obliczenia), a także oświadczenia osób odpowiedzialnych traktowane są jako dowody księgowe.

13. Zapisy błędne wprowadzone na arkusze spisowe mogą być korygowane natychmiast podczas spisu w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej — zgodnie z art. 22 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Poprawianie zapisu powinno polegać na skreśleniu błędnej treści lub liczby w taki sposób, aby pierwotna treść lub liczba pozostały czytelne, oraz na wpisaniu wyżej poprawnej treści lub liczby, złożeniu obok skróconych podpisów

przewodniczącego zespołu spisowego oraz osoby materialnie odpowiedzialnej, a także osoby przejmującej (w przypadku spisu zdawczo-odbiorczego). Konieczne jest wpisanie daty dokonanej poprawy. Nie można poprawiać części wyrazu lub liczby.

14. Na oddzielnych arkuszach inwentaryzuje się składniki niepełnowartościowe, uszkodzone lub o wartości obniżonej z innych przyczyn (z zamieszczeniem odpowiednich adnotacji w uwagach), jak również zapasy obce.

15. Inwentaryzacja gotówki oraz innych walorów znajdujących się w kasach (czeki, weksle, bony, inne składniki) podlega ujęciu w protokołach inwentaryzacji kasy.

16. W razie stwierdzenia w toku kontroli nierzetelności spisu lub w późniejszym terminie (np. podczas wyceny przez pracownika księgowości), że spis z natury w całości lub w części został przeprowadzony nieprawidłowo, niezbędne jest ponowne przeprowadzenie całości lub odpowiedniej części spisu z natury.

17. Po zakończeniu spisów z natury zespoły spisowe opracowują i składają przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej arkusze spisowe z wniesionym rzeczywistym stanem składników, rozliczenie z pobranych arkuszy spisowych, oświadczenia wstępne i końcowe osób odpowiedzialnych materialnie oraz sprawozdanie

zawierające informacje o:

1) przebiegu spisu,

2) zabezpieczeniu pomieszczeń i inwentaryzowanych składników,

3) przygotowaniu pól spisowych do inwentaryzacji,

4) ruchu składników w czasie inwentaryzacji.

 

§9

Inwentaryzacja techniką uzgodnienia sald

1. Metoda uzgadniania sald to potwierdzenie stanów księgowych aktywów drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.

2. Uzgodnienie sald przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzacji w stosunku do:

1) środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych,

2) należności oraz udzielonych pożyczek,

3) powierzonych kontrahentom własnych składników majątkowych.

3. Inwentaryzacja należności, udzielonych pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnych składników majątkowych może być rozpoczęta trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończona do 15 stycznia następnego roku.

4. Nie przewiduje się tzw. „milczącego potwierdzenia salda".

5. Nie wymagają pisemnego potwierdzenia następujące salda:

1) należności sporne i wątpliwe,

2) należności z pracownikami,

3) należności wobec kontrahentów (osoby fizyczne) nieprowadzących żadnych ksiąg rachunkowych,

4) należności z tytułów publicznoprawnych,

5) przypadki, w których niemożliwe było (z przyczyn uzasadnionych) potwierdzenie salda,

6. Uzgodnienie sald należności może odbywać się w następujących formach:

1) pisemnej na drukach ogólnie dostępnych z wykorzystaniem następującej procedury:

a) stosowane są druki w trzech egzemplarzach, przy czym dwa z nich (A i B) wysyłane są do dłużnika (kontrahenta), a ostatni zostaje w jednostce w aktach księgowości,

b) jeden z egzemplarzy powinien wrócić do jednostki z potwierdzeniem salda lub wyjaśnieniem jego niezgodności,

2) poprzez potwierdzenie na wydruku komputerowym zawierającym wykaz dowodów źródłowych składających się na saldo z potwierdzeniem salda lub wyjaśnieniem jego niezgodności,

3) poprzez potwierdzenie faksem lub pocztą elektroniczną,

4) poprzez potwierdzone telefonicznie, tym, że w takim przypadku należy sporządzić z przeprowadzonej rozmowy krótką notatkę zawierającą co najmniej:

a) numer konta analitycznego,

b) kwotę salda należności z wyszczególnieniem pozycji składających się na to saldo,

c) imię i nazwisko osoby upoważnionej (u wierzyciela) do potwierdzania sald,

d) podpis osoby potwierdzającej (upoważnionej do potwierdzania sald) z pieczątką imienną oraz pieczątką firmy.

7. W informacji przesyłanej do kontrahenta o stanie rozrachunku należy uwzględnić:

1) pieczęć firmy,

2) kwotę salda konta,

3) wyszczególnienie pozycji składających się na saldo z podaniem dowodów źródłowych (nr faktury, kwota),

4) podpis głównego księgowego lub osoby przez niego upoważnionej.

8. Saldo winno być potwierdzone poprzez umieszczenie wyrażenia „Potwierdzam saldo" lub „Saldo niezgodne z powodu.... ".

9. W przypadku gdy na przesłane potwierdzenie salda kontrahent nie odpowiedział, wówczas takie saldo podlega weryfikacji ze względu na utratę wartości.

10. Inwentaryzacja w drodze uzgodnienia i potwierdzenia stanu księgowego środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych polega na otrzymaniu od banków potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu środków pieniężnych i rozliczeniu ewentualnych różnic. Stan środków pieniężnych zostaje potwierdzony przez bank wyciągiem bankowym. W przypadku stwierdzenia

błędów w operacjach na rachunkach bankowych jednostki, należy niezwłocznie powiadomić o tym bank.

11. Rezultaty weryfikacji sald znajdują swoje odzwierciedlenie w protokole oraz, jeśli to konieczne, wnoszone są w urządzeniach ewidencji syntetycznej oraz analitycznej odpowiednie korekty i adnotacje o tym fakcie.

 

§10

 

Inwentaryzacja drogą porównania stanów ewidencyjnych z dokumentacją

1. Aktywa i pasywa niepodlegające inwentaryzacji w drodze spisów z natury lub uzgodnienia sald są inwentaryzowane metodą weryfikacji dokumentowej. Metoda ta polega na ustaleniu realności aktywów i pasywów w drodze porównania stanów księgowych istniejących w księgach rachunkowych lub inwentarzowych z danymi w dokumentach źródłowych lub wtórnych, rejestrach, kartotekach. W przypadku rozbieżności koryguje się odpowiednio stany ewidencyjne.

2. W przypadku gdy składniki kwalifikujące się do zinwentaryzowania metodą potwierdzenia sald lub drogą spisu z natury nie zostały tymi metodami zinwentaryzowane, muszą być poddane inwentaryzacji poprzez porównanie danych ewidencji z dokumentacją, ich analizę i weryfikację.

3. Ustala się następujące sposoby weryfikacji wybranych pozycji aktywów i pasywów:

Przedmiot weryfikacji Sposób weryfikacji

wartości niematerialne i prawne, sprawdzenie wysokości i terminowości odpisów oraz ich zgodności z prawem

rozrachunki publicznoprawne , porównanie sald końcowych tytułów podatkowych z deklaracjami i zeznaniami (dodatkowo, mimo braku obowiązku, potwierdzenie wpłat i zwrotów), materiały w drodze i dostawy niefakturowane sprawdzanie przyszłego zafakturowania dostaw niefakturowanych oraz wpływu do jednostki materiałów zafakturowanych wcześniej środki trwałe w budowie sprawdzenie zapisów na kontach analitycznych i analiza ich zgodności z zaawansowaniem budowy środki pieniężne w drodze sprawdzenie ich późniejszego wpływu na właściwe konta rozrachunki z tytułu wynagrodzeń sprawdzenie, czy saldo dotyczy ostatnich list płac, a także wypłat i wynikających z nich w najbliższym czasie wynagrodzeń roszczenie z tytułu niedoborów i szkód oraz roszczenia sporne sprawdzenie zasadności ich wykazania oraz poprawności wyceny fundusze jednostki (założycielskie,podstawowe, zasadnicze) oraz pozostałe fundusze będące w dyspozycji jednostki np. ZFŚŚ, celowe i inne specjalnego przeznaczenia sprawdzenie zgodności z aktami konstytucyjnymi jednostki oraz poprawności ujętych zmian w stanie funduszy rozliczenia międzyokresowe sprawdzenie, czy przyjęto poprawne okresy rozliczeń oraz czy nadal istnieje powód ich tworzenia

4. Wyniki weryfikacji dokumentowej znajdują swoje odzwierciedlenie w protokole zarówno w zakresie potwierdzeń, jak i stwierdzonych rozbieżności

 

§11

 

Dopuszczalne uproszczenia inwentaryzacji

1. W wyjątkowych przypadkach, na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, dopuszcza się zatwierdzone przez kierownika jednostki uproszczenia inwentaryzacji.

Uproszczenia te polegają na:

1) zastąpieniu spisów z natury porównaniem danych ewidencyjnych ze stanem w naturze, co odnosi się do składników objętych jedynie ewidencją ilościową, zapasów obcych oraz materiałów bibliotecznych

2) zastąpieniu pełnego spisu spisem wyrywkowym, co może mieć miejsce w przypadku konieczności przeprowadzenia kontroli majątku (przy podejrzeniu kradzieży, malwersacji lub nadużyć ze strony osób odpowiedzialnych materialnie lub z zewnątrz).

2. Uproszczona inwentaryzacja jest stosowana:

w środkach trwałych i o charakterze wyposażenia — polega to na porównaniu stanu wynikającego z ewidencji księgowań ze stanem rzeczywistym oraz na ustaleniu i wyjaśnieniu stwierdzonych różnic ilościowych, w środkach trwałych o charakterze wyposażenia wydanych pracownikom do stałego używania — polega to na sporządzeniu na dzień inwentaryzacji wykazu wydanych pracownikom przedmiotów w oparciu o dowody i ewidencję i uzyskaniu potwierdzenia zgodności przez pracownika. Można zastosować też metodę

porównanie stanu ewidencyjnego z dokumentami zawierającymi pokwitowanie ich pobrania. Z porównania tego należy sporządzić protokół,

§12

 

Ustalenie, weryfikacja i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych

1. Wycena składników majątku dokonywana jest przez księgowego bądź przez inną osobę przez niego wskazaną przy współudziale przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej bezpośrednio na arkuszach spisowych. Wycena ta ma za zadanie porównanie stanu ewidencyjnego (księgowego) i rzeczywistego stwierdzonego w wyniku inwentaryzacji.

2. Wyceny na potrzeby rozliczenia inwentaryzacji dokonuje się przez przemnożenie spisanych na arkuszach ilości przez stosowaną w księgowości jednostki cenę. Wycena ta dokonywana jest bezpośrednio na potrzeby rozliczenia inwentaryzacji, w tym osób odpowiedzialnych materialnie.

3. Do ujęcia w sprawozdaniu finansowym może zaistnieć konieczność korekty wyceny zasobów jednostki aktywów stosownie do postanowień zawartych w opisie przyjętych metod wyceny opartych na przepisach (art. 28-41) ustawy o rachunkowości. Korekty takiej w ujęciu merytorycznym i technicznym dokonuje główny księgowy.

4. Po dokonaniu wyceny zinwentaryzowanych składników ustala się różnice inwentaryzacyjne w drodze porównania stanów z natury ze stanami ewidencyjnymi. Dla składników ewidencjonowanych ilościowo i wartościowo lub tylko ilościowo podstawą ustalenia różnic inwentaryzacyjnych są rozbieżności ilościowe, natomiast dla składników ewidencjonowanych tylko wartościowo ustala się różnice w wartości dotyczące całego pola spisowego.

5. Ilościowo-wartościowe różnice inwentaryzacyjne ujmuje się w zestawieniach zbiorczych spisów z natury lub w zestawieniach różnic inwentaryzacyjnych, zapewniających możliwość:

1) powiązania poszczególnych pozycji arkuszy spisowych z odpowiednimi pozycjami zestawień różnic inwentaryzacyjnych,

2) ustalenia łącznej wartości niedoborów i nadwyżek z podziałem na pola spisowe i konta analityczne.

6. Ustalone w rezultacie porównania stanu wynikającego z inwentaryzacji i stanu ewidencyjnego różnice mogą wystąpić jako;

1) niedobór objętych inwentaryzacją składników majątku — jeżeli ich stan rzeczywisty ustalony w drodze spisu z natury jest niższy od stanu wynikającego z ewidencji księgowej,

2) nadwyżka objętych inwentaryzacją składników majątku — jeżeli ich stan rzeczywisty ustalony w drodze spisu z natury jest wyższy od stanu wynikającego z ewidencji księgowej,

3) szkody — jeżeli następuje całkowita lub częściowa utrata pierwotnej wartości inwentaryzowanych składników majątku.

4) Ubytki naturalne stanowią niedobory mieszczące się w granicach ustalonych norm dopuszczalnego zmniejszenia ilości, wskutek fizykochemicznych właściwości określonych składników.

7. Końcowym etapem prac inwentaryzacyjnych jest rozliczenie powstałych różnic w oparciu

o wyjaśnienia dotyczące przyczyn powstania niedoborów i nadwyżek.

8. Każdorazowo decyzję w sprawie księgowego ujęcia różnic inwentaryzacyjnych, ujęcia w koszty, przychody, lub obciążenia osób winnych za niedobory podejmuje kierownik jednostki na podstawie wniosków komisji zawartych w protokole rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

9. Różnice wynikają z następujących przyczyn:

1) pomyłek w ewidencji dotyczącej wpisania złej jednostki miary, niewłaściwej ilości wydanego składnika,

2) błędów podczas spisu z natury, np. pomyłek w ilości spisanych składników, przeoczenia niektórych asortymentów,

3) niewłaściwych zapisów w ewidencji księgowej,

4) braku księgowań protokołów zniszczeń i dokumentów likwidacji, określa się jako różnice (niedobory, nadwyżki) pozorne i koryguje w związku z tym zapisy w księgach rachunkowych, jeśli przyczyny te zostaną bezspornie udowodnione (udokumentowane).

10. Stwierdzone różnice inwentaryzacyjne w zależności od przyczyn ich powstania rozlicza się w księgach rachunkowych jako:

1) niedobory lub nadwyżki pozorne,

2) niedobory lub nadwyżki podlegające kompensacie,

3) niedobory i szkody zawinione,

4) niedobory i szkody niezawinione,

5) ubytki naturalne.

11. Ubytki naturalne oraz niezawinione niedobory i szkody, po uwzględnieniu kompensat, odnoszone są w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych, a nadwyżki składników aktywów obrotowych — na dobro pozostałych przychodów operacyjnych.

12. Księgowania związane z rozliczaniem różnic inwentaryzacyjnych dokonywane są na podstawie decyzji kierownika jednostki podjętej na wniosek komisji inwentaryzacyjnej, zaopiniowanej przez głównego księgowego.

13. Niedobory składników majątku objętych ewidencją ilościowo-wartościową mogą być kompensowane nadwyżkami tych składników majątku, stwierdzonymi na podstawie tego samego spisu z natury. Kompensaty dokonuje się, jeżeli spełnione są jednocześnie następujące warunki:

1) niedobór i nadwyżka wystąpiły w tym samym okresie i ujawnione zostały w tym samym spisie z natury,

2) niedobór i nadwyżka dotyczą składników majątku powierzonych tej samej osobie materialnie odpowiedzialnej,

3) niedobory powstały w podobnych asortymentach inwentaryzowanych składników majątku, tj. o tej samej nazwie, zbliżonych właściwościach lub podobnym wyglądzie.

14. Dokonując kompensaty, stosuje się zasadę niższej ceny i mniejszej ilości, tzn. w celu określenia dopuszczalnej ilości i wartości kompensaty przyjmuje się mniejszą z dwu występujących wielkości niedoboru lub nadwyżki. W związku z tym mogą powstać następujące przypadki:

1) kwota różnicy w postaci niedoboru równa się kwocie różnicy w postaci nadwyżki — jeżeli ilości i ceny jednostkowe kompensowanych artykułów są sobie równe,

2) po kompensacie pozostają różnice ilościowe — jeżeli ceny jednostkowe kompensowanych składników majątku są jednakowe, a ilość niedoboru i nadwyżki różne,

3) po kompensacie powstają różnice wartościowe — jeżeli ilość niedoboru i nadwyżki kompensowanych składników są jednakowe, zaś ceny różne,

4) po kompensacie pozostają różnice ilościowe i wartościowe — jeżeli różne są ilości i ceny jednostkowe kompensowanych składników, a zatem i różna jest wartość niedoboru i nadwyżki.

15. Różnice wartościowe z tytułu kompensat podlegają rozliczeniu i jednostka może je uznać za zawinione (obciążając osobę materialnie odpowiedzialną) lub uznać jako niezawinione i odpisać w koszty.

16. Różnica inwentaryzacyjna w postaci niedoboru składnika majątku objętego inwentaryzacją, ustalona w wyniku porównania jego stanu faktycznego na podstawie spisu z natury ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych, po dokonaniu kompensaty niedoborów z nadwyżkami, może być uznana za niedobór zawiniony lub niezawiniony. Przy czym:

1) za zawiniony uznaje się niedobór (szkodę) będący następstwem działania lub zaniedbania obowiązków osoby odpowiedzialnej za powierzone jej mienie,

2) niedobór (szkodę) kwalifikuje się jako niezawiniony, jeżeli postępowanie wyjaśniające przeprowadzone na okoliczność tego niedoboru wykazało, że powstał on z przyczyn wykluczających odpowiedzialność osoby, której powierzono inwentaryzowane składniki majątku.

17. Decyzję w sprawie uznania niedoboru (szkody) składników majątku za zawiniony, bądź niezawiniony podejmuje kierownik jednostki, przyjmując za podstawę wyniki postępowania wyjaśniającego przeprowadzonego w związku z niedoborem. Jeżeli przyczyny powstania niedoboru (szkody) nie są znane, wówczas traktuje się go jako niedobór niezawiniony.

18. Decyzję o obciążeniu równowartością niedoboru (szkody) niezawinionego lub zawinionego osoby odpowiedzialnej za powierzone jej składniki majątku objęte inwentaryzacją, podejmuje kierownik jednostki, który ustala wysokość roszczenia od tej osoby.

19. Równowartość roszczenia z pkt. 18 określa się w wielkości uznanej za zawinioną. Zwykle wartość ta ustalana jest na poziomie ceny rynkowej. W szczególnych przypadkach wymagających uzasadnienia wartość ta może być niższa od ceny rynkowej lub ustalona w kwocie stwierdzonego niedoboru.

 

§13

Przechowywanie dokumentów inwentaryzacyjnych

1. Podstawowe dokumenty inwentaryzacyjne obejmują:

1) zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia spisu z natury,

2) plan inwentaryzacji (harmonogram),

3) arkusze spisowe,

4) oświadczenia wstępne oraz oświadczenia po zakończonym spisie z natury osób materialnie odpowiedzialnych,

5) sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury,

6) zestawienie różnic inwentaryzacyjnych,

7) protokół rozliczenia wyników inwentaryzacji,

8) potwierdzenia sald należności,

9) protokół z przeprowadzonej weryfikacji.

2. Dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się przez okres 5 lat w siedzibie jednostki, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku, dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zbiory dokumentów inwentaryzacji rocznej oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowym lat (np. „Spis z natury środków trwałych w 20….. r.").

3. Dokumentację z inwentaryzacji rocznej i sprawozdania roczne należy archiwizować oddzielnie za każdy kolejny rok.

ZBIORCZY PROTOKÓŁ WERYFIKACJI AKTYWÓW I PASYWÓW

Lp. Symbol konta Nazwa konta

Salda ustalone w drodze spisu z natury

Salda ustalone przez potwierdzenie sald

Salda ustalone drogą weryfikacji stanów księgowych

Razem

1.

2.

3.

4.

5.

6.

 

Ogółem aktywa

 

Sporządził: Data: Podpis:

 

 

 

 

WZÓR;

Zarządzenie Nr …./20….z dnia…….. 20…. roku

Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku

w sprawie wprowadzenia inwentaryzacji rocznej (okresowo -okolicznościowej)

Stosownie do postanowień Instrukcji Inwentaryzacyjnej z dnia …................ r. na podstawie art. 4, art. 26 i art. 27 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r., Nr 76 poz. 694 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

§ 1

Ustalam następujące zasady i techniki inwentaryzacji na rok kalendarzowy 20… .

 

1. Do składu komisji inwentaryzacyjnej od dnia ….. do dnia ….. powołuję następujące osoby:

Lp. Imię i nazwisko Stanowisko Funkcja w komisji

 

1. Przewodniczący ….............................................

 

2. Sekretarz ….............................................

 

3. Członek …...............................................

 

2. Terminarz czynności inwentaryzacyjnych określa harmonogram podany w załączniku do niniejszego zarządzenia.

 

3. Zobowiązuje się przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej i głównego księgowego do przeprowadzenia szkolenia i szczegółowego instruktażu członków komisji, a także osób odpowiedzialnych materialnie o sposobie przeprowadzenia czynności inwentaryzacyjnych zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną.

 

4. Osoby materialnie odpowiedzialne zobowiązuje się do odpowiedniego uporządkowania mienia i ewidencji:

oznaczenia wywieszkami, ułożenia według asortymentów, spryzmowania materiałów masowych,

przeprowadzenia protokolarnej kasacji wycofanych z użytkowania lub zlikwidowanych fizycznie środków trwałych, narzędzi, odzieży i innych składników majątkowych oraz opracowania wymaganej dokumentacji księgowej do dnia spisów, uporządkowania ewidencji ilościowej środków trwałych oraz rzeczowych zapasów

majątku obrotowego i uzgodnienia jej z danymi wykazanymi w ewidencji księgowej, ewidencji składników majątku w użytkowaniu w kartach osobistego wyposażenia i innych urządzeniach ewidencyjnych.

 

5. Zawiesza się nieobecności (np. z tytułu urlopów) wszystkich pracowników materialnie odpowiedzialnych i członków komisji inwentaryzacyjnej w okresie, w którym przypadają czynności inwentaryzacyjne przewidziane harmonogramem spisów.

 

6. Po zakończeniu czynności inwentaryzacyjnych przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej złoży niezwłocznie sprawozdanie końcowe z przebiegu inwentaryzacji.

 

7. Wyniki inwentaryzacji (rozpatrzone oraz rozliczone nadwyżki i niedobory zatwierdzone przez kierownika jednostki) powinny być ujęte w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego.

 

8. Dokumenty rozpatrzenia różnic inwentaryzacyjnych spisów rocznych powinny być dostarczone do głównego księgowego w terminach ustalonych w harmonogramie.

 

9. Za sprawny, terminowy i prawidłowy przebieg czynności inwentaryzacyjnych odpowiedzialny jest przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej.

 

10. Szczegółowe zasady i sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych określa przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej i główny księgowy w czasie instruktażu

.

11. Nadzór nad prawidłowością, kompletnością i terminowością spisów inwentaryzacyjnych

powierza się głównemu księgowemu.

§ 2

Zarządzenie wchodzi z życie z dniem podpisania.