GMINNY OŚRODEK KULTURY w Cisku Biuletyn Informacji Publicznej

Z A R Z Ą D Z E N I E N R 10 /2012

Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku z dn. 02.01.2012

 

w sprawie:

wprowadzenia Regulaminu Zamówień Publicznych, do których nie mają

zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień

publicznych, w Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku

§ 1

Celem zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, wprowadza się Regulamin Zamówień Publicznych, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, w Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 02.01.2012r.

 

§ 3

Wykonanie zarządzenia powierza się koordynatorowi Kontroli Zarządczej

 

(podpis)

 

Regulamin Zamówień Publicznych

zał. do zarz. 10/2012 z dn 02.01.2012r

Gminny Ośrodek Kultury w Cisku

Regulamin Zamówień Publicznych

w Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku

ROZDZIAŁ I
Zasady ogólne

§ 1

Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o:

a) Kierowniku Zamawiającego – należy przez to rozumieć¹ dyrektora Gminny Ośrodku Kultury w Cisku

b) Komórce Merytorycznej – należy przez to rozumieć wyodrębnioną komórkę organizacyjną (także stanowisko pracy jedno- lub wieloosobowe), w zakresie działania której(ego) mieści się realizacja konkretnego zamówienia publicznego².

c) Regulaminie – należy przez to rozumieć niniejszy Regulamin Zamówień Publicznych.

d) Ustawie – należy przez to rozumieć Ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.).

e) Wykonawcy – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, która złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego.

f) Zamawiającym – należy przez to rozumieć Gminny Ośrodek Kultury w Cisku

g) Zamówieniu publicznym – należy przez to rozumieć umowę odpłatną zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane w rozumieniu przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.

§ 2

1. Regulamin zawiera zasady przygotowania i przeprowadzenia postępowań o u­dziele­nie zamówienia publicznego, których wartość nie przekracza równowartości 14.000 euro (do których zastosowanie ma wyłączenie przedmiotowe określone w przepisach art. 4 pkt 8 ustawy).

2. Zasad wynikających z niniejszego Regulaminu nie stosuje się do postępowań o wartości poniżej ....................... euro.

§ 3

1. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiada Kierownik Zamawiającego.

2. Kierownik Zamawiającego może pisemnie powierzyć wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności pracownikom Zamawiającego.

3. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiadają pracownicy Zamawiającego w zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania.

4. Zamówienia publicznego udziela Kierownik Zamawiającego.

5. Kierownik Zamawiającego może udzielić pełnomocnictwa do udzielenia zamówienia publicznego na zasadach ogólnych wynikających z przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.)³.

§ 4

1. Przed wszczęciem postępowania należy każdorazowo oszacować wartość zamówienia, w szczególności w celu ustalenia, czy istnieje obowiązek stosowania Ustawy.

2. Do ustalenia wartości zamówienia stosuje się przepisy art. 32–35 Ustawy. Formu­larz dokumentujący czynność ustalenia wartości zamówienia stanowi załącznik Nr 1 do Regulaminu.

3. Ustalenie wartości zamówienia należy do zadań Komórki Merytorycznej, na rzecz której zamówienie ma zostać udzielone.

§ 5

1. Postępowanie należy przygotować i przeprowadzić z zachowaniem zasad:

a) równego traktowania wykonawców biorących udział w postępowaniu,

b) bezstronności i obiektywizmu,

c) jawności.

§ 6

1. Postępowania przygotowują i przeprowadzają właściwe Komórki Merytoryczne.

2. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania odpowiada Kierownik właści­wej Komórki Merytorycznej.

§ 7

1. Identyfikacja potrzeby udzielenia zamówienia publicznego należy do obowiązków Kierownika Komórki Merytorycznej.

2. Kierownik Komórki Merytorycznej dokonuje oceny celowości udzielenia zamówienia z punktu widzenia potrzeb Zamawiającego i realizowanych przez niego zadań.

3. Kierownik Komórki Merytorycznej kieruje wniosek o wyrażenie zgody na udzielenie zamówienia do Kierownika Zamawiającego lub osoby przez niego upoważnionej.

4. Wniosek zawiera w szczególności określenie przedmiotu zamówienia, merytoryczne uzasadnienie konieczności dokonania zakupu (będące efektem oceny celowości dokonania zamówienia), szacunkową wartość przedmiotu zamówienia, prze­widywaną wartość brutto przedmiotu zamówienia, informację o posiadanych środkach finansowych na ten cel, wskazanie pracownika odpowiedzialnego za wstępną ocenę celowości dokonania zakupu i realizację zadania. Wzór wniosku stanowi załącznik Nr 2 do Regulaminu.

5. Wniosek wymaga akceptacji Kierownika Zamawiającego lub osoby przez niego upoważnionej oraz głównego księgowego lub osoby przez niego upoważnionej.

§ 8

1. Przed udzieleniem zamówienia należy wystosować zapytania cenowe do minimum trzech⁴ wykonawców świadczących w ramach prowadzonej przez nich działalności dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia. Zapytanie powinno zawierać precyzyjnie i jednoznacznie opisany przedmiot zamówienia. Formularz zapytania cenowego stanowi załącznik Nr 3 do regulaminu.

2. Przedmiotem zapytania mogą być także inne niż cena informacje, np. termin wykonania zamówienia, okres gwarancji, funkcjonalność.

3. Wykonawcy składają oferty⁵ obejmujące informacje wymagane przez zamawiającego.

4. Z wykonawcami, którzy złożyli oferty, można prowadzić negocjacje celem ustalenia najkorzystniejszych dla zamawiającego warunków zamówienia. Formularz protokołu negocjacji stanowi załącznik Nr 4 do regulaminu.

5. W wyjątkowych sytuacjach, jeżeli niezbędne jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, Kierownik Zamawiającego może podjąć decyzję o odstąpieniu od zasad wskazanych w ust. 1–4 niniejszego paragrafu.

6. Zamówienia udziela się wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę.

§ 9

1. Umowy o zamówienia, o których mowa w niniejszym rozdziale, przekraczające rów­nowartość ......................... euro powinny być zawarte na piśmie⁶. Umowy o roboty budowlane, bez względu na wartość, powinny być zawarte na piśmie⁷.

2. Z udzielenia zamówienia sporządza się notatkę służbową wg wzoru stanowiącego załącznik Nr 5 do Regulaminu, zawierającą w szczególności przedmiot zamówienia, wartość szacunkową zamówienia, informacje o wykonawcach, do których wystosowano zapytanie cenowe, porównanie ofert, nazwę i adres wykonawcy, z którym podpisano umowę, numer i datę zawarcia umowy.

§ 10

1. W przypadku gdy przedmiotem zamówienia są roboty budowlane, umowa dodatkowo musi spełniać wymogi wskazane w przepisach art. 647–647¹ Kodeksu cywilnego.

2. W przypadku gdy przedmiotem zamówienia są roboty budowlane, a wykonawca przedstawi do zaakceptowania umowę z podwykonawcą, umowa taka każdorazowo podlega weryfikacji radcy prawnego zamawiającego w terminie 7 dni od jej przedstawienia.

3. W przypadku niewyrażenia zgody przez Kierownika Zamawiającego na zawarcie przez wykonawcę umowy z podwykonawcą, do wykonawcy kieruje się odpowiednie oświadczenie woli w formie pisemnej w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od dnia przedstawienia zamawiającemu umowy z podwykonawcą, wg wzoru stanowiącego załącznik Nr 6 do niniejszego Regulaminu.

§ 11

Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 60 dni od dnia podpisania.

 

 

(podpis osoby wydającej zarządzenie)

 

Załącznik Nr 1
do Regulaminu Zamówień Publicznych

CISEK, dnia r.

 

 

Udokumentowanie szacowania wartości zamówienia

 

 

Wartość zamówienia wynosi ......................... PLN.

Oszacowania wartości zamówienia dokonano w dniu na podstawie:

(przykładowe możliwości):

a) kosztorysu inwestorskiego (dotyczy wykonania robót budowlanych);

b) łącznej wartości zamówień tego samego rodzaju udzielonych w terminie poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych usług lub dostaw oraz prognozowanego na dany rok śred­niorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem;

c) łącznej wartości zamówień tego samego rodzaju, których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie;

d) analizy cen rynkowych według miejsca realizacji zamówienia lub siedziby zamawiającego (oferty internetowe, zapytania telefoniczne, zapytania mailowe itp.);

e) analizy cen ofertowych złożonych w postępowaniach prowadzonych przez zamawiającego lub innych zamawiających (działających na terenie działalności zama­wiającego dokonującego szacunku), a obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia.

Podpis osoby dokonującej ustalenia wartości zamówienia

 

Podpis osoby zatwierdzającej

 

(Kierownik Zamawiającego lub osoba upoważniona)

 

 

Załącznik Nr 2
do Regulaminu Zamówień Publicznych

Cisek, dnia r.

 

 

Wniosek o wyrażenie zgody na udzielenie zamówienia publicznego
o wartości nieprzekraczającej równowartości 14.000 euro

 

 

Zwracam się z prośbą o wyrażenia zgody na udzielenie zamówienia publicznego o wartości nieprzekraczającej równowartości 14.000 euro.

1. Przedmiotem zamówienia jest

2. Merytoryczne uzasadnienie dokonania zakupu (będące efektem oceny celowości dokonania zamówienia)¹:

 

3. Wartość zamówienia:

4. Przewidywana cena (wartość zamówienia powiększona o podatek od towarów i usług)

5. Środki finansowe przeznaczone na realizację zamówienia

6. Pracownik odpowiedzialny za wstępną ocenę celowości dokonania zakupu

7. Pracownik odpowiedzialny za realizację zadania

Akceptuję:

 

(podpis głównego księgowego lub osoby upoważnionej)

Zatwierdzam:

 

(podpis Kierownika Zamawiającego lub osoby upoważnionej)

 

 

Załącznik Nr 3
do Regulaminu Zamówień Publicznych

, dnia r.

 

Zapytanie cenowe dla zamówienia publicznego
o wartości nieprzekraczającej równowartości 14.000 euro

 

 

 

(dane adresata zapytania)

 

W związku z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego o wartości nieprzekraczającej równowartości 14.000 euro, zwracam się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej wykonania zamówienia obejmującego

 

(opis przedmiotu zamówienia)

Oprócz ceny proszę również o podanie:

– możliwego terminu wykonania zamówienia,

– warunków płatności,

– warunków gwarancji,

–

(inne informacje ważne dla zamawiającego)

 

Ofertę zawierającą żądane informacje proszę złożyć do dnia

Dopuszcza się złożenie oferty:

– w formie pisemnej na adres

(adres zamawiającego

 

– za pośrednictwem faksu lub

(nr faksu)

 

– za pośrednictwem poczty elektronicznej

(adres e-mail)

 

W przypadku wybrania Państwa oferty zostaną Państwo poinformowani odrębnym pismem o terminie przeprowadzenia negocjacji lub podpisania umowy.

 

(podpis Kierownika Zamawiającego lub osoby upoważnionej)

 

 

Załącznik Nr 4
do Regulaminu Zamówień Publicznych

Cisek, dnia r.

 

 

Protokół z negocjacji z wykonawcą zamówienia publicznego
o wartości nieprzekraczającej równowartości 14.000 euro

 

 

W dniu …........................przedstawiciel zamawiającego

(data przeprowadzenia negocjacji)

 

 

(wskazanie przedstawiciela zamawiającego)

 

oraz przedstawiciel wykonawcy

(wskazanie przedstawiciela wykonawcy)

przeprowadzili negocjacje w celu zawarcia umowy o zamówienie publiczne o wartości

poniżej 14.000 euro obejmującej

(wskazanie przedmiotu zamówienia)

 

Uzgodniono następujące warunki realizacji zamówienia:

– cena

– termin realizacji

– warunki płatności

– gwarancja

– inne mające znaczenie dla zamawiającego

Przedstawiciel Przedstawiciel
wykonawcy zamawiającego

 

 

Załącznik Nr 5
do Regulaminu Zamówień Publicznych

Cisek , dnia r.

 

 

Notatka służbowa z wyboru wykonawcy zamówienia publicznego
o wartości nieprzekraczającej równowartości 14.000 euro

 

 

1. Przedmiot zamówienia:

2. Wartość zamówienia wynosiła:

3. Zapytanie cenowe skierowano do następujących wykonawców:

4. Uzyskano następujące warunki realizacji zadania (porównanie ofert):

5. Umowę zawarto w dniu ..............................z

 

 

(wskazanie wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę)

6. Umowie nadano numer

(numer umowy)

Zatwierdzam:

 

(podpis Kierownika Zamawiającego
lub osoby upoważnionej)